يعد بدء عمل تجاري أحد أكثر الأشياء إثارة ومخيفة وصعوبة القيام بها. هناك الكثير من الأشياء المتغيرة مع الكثير من القرارات التي يتعين اتخاذها. مع إطلاق الأعمال التجارية، والمزيد من القرارات تأتي خلال العمليات.
يمكن لرجل الأعمال أن يتشتت انتباهه بسرعة بسبب القرارات الكثيرة التي يتعين اتخاذها، فينحرف عن الهدف الأساسي لدرجة أنه أحيانًا تقل فعالية تقديم جودة المنتج وقيمة العميل.
في مناخ الأعمال المتقلب، يمكن أن تكون إدارة المشاريع المتخصصة للشركات الناشئة ذات قيمة كبيرة. تحتاج الشركات الناشئة إلى التوجيه القوي الذي يمكن أن يأتي من الحصول على رؤيتها الثاقبة. فيما يلي طرق يمكنهم من خلالها الاستفادة من هذه المهارات:
رؤية هادفة
كل شيء ناجح في شركة ناشئة يبدأ برؤية جذابة لإشراك الفريق للحصول على مستوى طاقة مرتفع والحفاظ عليه من خلال العمل الجاد لإطلاق الشركة. تبدأ الإدارة الفعالة للمشروع دائمًا بالرؤية وتحديد الأهداف. لماذا تعتبر الرؤية مهمة بالنسبة للشركات الناشئة؟
يسهل النمو الاقتصادي
يعزز الشعور بالهدف
يوضح المسار والاتجاه للعمل
يحدد كلا من الأهداف طويلة وقصيرة المدى
يوفر التركيز والتنظيم للفريق
إنشاء هدف محدد
في الواقع، تحديد الأهداف هو عنصر أساسي في نجاح أي مشروع أو شركة. إذا لم يكن لديك أهداف واضحة ومحددة، فقد تجد نفسك في ورطة في البداية. إدارة المشاريع عالية الجودة تلعب دورًا حاسمًا في تحقيق النجاح، خاصةً في الشركات الناشئة. إليك بعض الأسباب التي تجعل تحديد الأهداف مهمًا:
توجيه الجهود: تحديد الأهداف يساعد في توجيه جهود الفريق نحو تحقيق النتائج المرجوة. عندما يكون لديك هدف واضح، يمكن للجميع أن يعملوا بتناغم لتحقيقه.
التركيز على الأولويات: تحديد الأهداف يساعد في تحديد الأولويات. يمكن لإدارة المشاريع عالية الجودة أن تساعدك في تحديد الأهداف الرئيسية وتحديد أي المشاريع يجب أن يتم التركيز عليه أولاً.
القياس والتقييم: عندما تكون لديك أهداف واضحة، يمكنك قياس تقدمك بشكل أفضل. يمكن لإدارة المشاريع أن توفر أدوات لتقييم أداء المشروع ومدى تحقيق الأهداف.
التحفيز والتوجيه :تحديد الأهداف يمنح الفريق هدفًا يعمل نحو تحقيقه. يمكن لإدارة المشاريع أن تلعب دورًا في تحفيز الفريق وتوجيه جهودهم.
بالتأكيد، إدارة المشاريع عالية الجودة تساعد في تحقيق النجاح وتقليل التحديات والصعوبات. لذا، يجب أن تكون عملية تحديد الأهداف جزءًا أساسيًا من استراتيجيتك التجارية.
الاستخدام الفعال للموارد
تغطي الموارد في هذا التعريف الكثير من المجالات: الأموال، والأشخاص، والوقت، والمعدات، والمباني، والسلع، وكل المعروضات وما إلى ذلك. أحد أهداف إدارة المشاريع هو استخدام كل من هذه الموارد بأكثر الطرق كفاءة ممكنة. لا يقتصر الأمر على العثور على أفضل صفقة للمساحات المكتبية أو معرفة متى يكون من الممكن ماليًا تعيين موظف آخر. يستطيع مدير المشروع الرائع أيضًا المضي قدمًا وتحليل كيفية تفاعل هذه الموارد. معرفة كيفية تأثير أحد الموارد على الموارد الأخرى وأي من هذه التحركات ستفيد الشركة أكثر في ذلك الوقت بالذات.
اتخاذ القرار الفعال
أحد الأدوار الرئيسية لمديري المشاريع هو جمع البيانات وتفسيرها. وهم يفعلون هذا باستمرار. لذا، عندما يحين وقت اتخاذ قرارات مهمة، يكونون على استعداد لتقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار الأفضل والأكثر استنارة. للمساعدة في اتخاذ قرارات مثل:
هل المنتج في المسار الصحيح لتاريخ الإطلاق؟ إذا لم يكن كذلك، لماذا؟
هل المشروع ضمن الميزانية أم أن لدينا مشكلة في التدفق النقدي؟
ما هو جانب خط الإنتاج الذي من المرجح أن يحقق النتائج التجارية المرجوة؟
ما هي المقايضات في الوقت والمال لإحداث التغيير؟
كيف يؤثر إجراء تغيير في منطقة واحدة على جميع المجالات الأخرى؟
تحسين قابلية التوسع في الشركة
إذا كانت الشركة عبارة عن شريكين فقط في البداية، فقد لا يحتاجان إلى مدير مشروع حتى الآن، إنما يحتاج الأمر الى تعلم إدارة المشاريع لأحد الشركاء حتى أن يستمرا في التواصل بشكل واضح ويمكنهما اتخاذ القرارات بسهولة كافية. ولكن بمجرد أن تبدأ الأمور في التزايد من حيث الإيرادات والموظفين، يجب أن تكون حركة القرار والعمليات أكثر تحديدًا. هذا لا يعني مجموعة من الأعمال الورقية والاجتماعات الجديدة. إن القدرة على تحديد أهداف العمليات والإجراءات الجديدة بوضوح ثم تحديد خطوات محددة لكيفية إجراء العمليات تحافظ على كفاءة وفعالية الأعمال المتنامية. ومع استمرار الأعمال في التوسع، يمكن لهذه العملية أن تكون أسهل أيضًا.
زيادة المصداقية
واحدة من أكبر المشكلات التي تواجهها الشركات الجديدة هي أخذها على محمل الجد في سوق تنافسية. إن إظهار أن الشركة لديها "مصداقية السوق" للتنافس مع المؤسسات الأكثر رسوخًا يعد جزءًا كبيرًا من تنمية الأعمال التجارية وتحقيق المبيعات. إحدى الطرق للمساعدة في ذلك هي الحصول على البيانات التي تدعم تأكيداتك عندما تقابل العملاء. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه مدير المشروع أحد أفضل أصولك. إن البيانات المجمعة والمحللة بواسطة مدير مشروع مؤهل ستمنحك الثقة لمعرفة أنك تتحدث من منطلق المعرفة.
سقف التوقعات غير الواقعية
يريد كل رائد أعمال أن تكون أعماله الجديدة هي الشيء الكبير. وقد يؤدي ذلك في بعض الأحيان إلى اتخاذ قرارات سيئة تقودهم في الاتجاه الخاطئ. يمكن للأهداف والغايات والمواعيد النهائية غير الواقعية أن تعيق التقدم، ولكنها يمكن أن تضر أيضًا بمعنويات الشركة ودوافعها. هذا هو المكان الذي يمكن لمدير المشروع أن ينقذ فيه الشركة. إن إنشاء ميثاق المشروع وخطة المشروع سيحدد بوضوح النطاق والأهداف التي تم تصميمها بحيث يمكن تحقيقها من خلال مشاركة الفريق. الجميع على نفس الصفحة ويمكن إحراز التقدم بفعالية.
تقليل التغييرات غير الموثقة
التغيير سيأتي، أليس كذلك؟ مفتاح النجاح هو كيفية إدارة هذا التغيير. إدارة المشاريع هي عملية تركز على بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة والإشراف على إتمام عمل الفريق لتحقيق أهداف المشروع وتلبية معايير النجاح المحددة في الوقت المحدد وبالموارد المتاحة عن طريق:
تحديد الأهداف بوضوح:
يجب أن تكون أهداف المشروع واضحة ومحددة. تحديد الأهداف يحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع.
يشمل تحديد نطاق المشروع وتحديد الموارد المطلوبة ووضع جدول زمني لتنفيذ المشروع.
تخطيط المشروع:
في هذه المرحلة، يتم وضع خطة تفصيلية لتحقيق أهداف المشروع.
يشمل تحديد المهام والموارد والجدول الزمني والميزانية المطلوبة.
تنفيذ المشروع:
يتم متابعة الخطة الموضوعة وتنفيذ المهام المحددة في الجدول الزمني.
يشمل توزيع المهام على الفريق وتوفير الموارد المطلوبة
مراقبة وتقييم التقدم:
يجب مراقبة تقدم المشروع ومقارنته بالجدول الزمني والميزانية المحددة.
يمكن اتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر.
الإغلاق وتوثيق الدروس المستفادة:
في هذه المرحلة، يتم إنهاء المشروع وتقييم نتائجه وتوثيق الدروس المستفادة.
يشمل أيضًا إطلاق الأدوات والموارد المستخدمة في المشروع.
باختصار، إدارة المشاريع تتطلب التفكير المنهجي والتخطيط الجيد والتنظيم والقدرة على التواصل والتعامل مع أعضاء الفريق. يمكن أن تساعدك في تحقيق أهداف شركتك وتقليل التحديات والصعوبات.