يعد إجراء اختبار لمدى واقعية تنفيذ المشروع أمرًا حيويًا ليس فقط بالنسبة لك كمدير للمشروع، ولكن أيضًا لصحة فريقك وفعاليته. إن كيفية تعامل فريقك مع الأمر أمر بالغ الأهمية لمدى نجاح تنفيذ مشروعك، ويؤدي الى سعادة العملاء في النهاية.
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، فلن يتم تشغيل أي مشروع بشكل مثالي. من السهل أن تنشغل بالصورة الأكبر، ولكن بعض تفاصيل العمل البسيطة تتغير بشكل مستمر طالما المشروع على قيد الحياة. كمثال أنه قد يرغب العميل في القيام بشيء مختلف قليلاً، أو قد يواجه أحد أعضاء الفريق مشكلة غير متوقعة، أو ببساطة قد لا تسير الأمور وفقًا للخطة.
لذلك من المهم "التحقق من الواقعية" المشروع من وقت لآخر. قد لا يتطلب التحقق من الواقعية الكثير من الوقت أو استخدام جميع مواردك، ولكن كلما كان التحقق من الواقعية أسرع، وبصورة مبكرة، كلما كان ذلك أفضل. يجب تصميم نظام فحص واختبار الواقعية لمساعدة كل من يعمل في المشروع على معرفة أين يقف بالضبط. لأنه لا يتعلق الأمر بتوجيه أصابع الاتهام وإلقاء اللوم على بعضنا البعض، إنما نحتاج الى إعادة صياغة ما يجب تغييره وإعادة ترتيب الأولويات، فإذا كانت هناك أية مشكلات تطفو على السطح، فيمكن النظر فيها ومعالجتها بكل شفافية واحترافية.
عندما يتعلق الأمر بالتحقق من واقعية المشروع، فمن الضروري أن تتذكر أنها ليست عملية لمرة واحدة، ولكنها خطوات متكررة ومستمرة حتى تساعد في تحسين كفاءة المشروع في كل خطوة نتقدم بها. فقد يستدعي الأمر في بعض الأحيان الى طلب اجتماعًا جادًا، وفي أحيان أخرى يكون الاجتماع ودي سريع تنسيقي.
هناك أسئلة مهمة تساعد مديري المشاريع في التحقق من الواقعية:
هل تغير نطاق المشروع؟
تخضع جميع المشاريع للتغييرات وغالبًا ما يتم تعديل المتطلبات الصغيرة مع تقدم الأمور. النطاق هنا يعني العمل اللازم لتسليم المنتج النهائي. دعونا نستخدم مثالا؛ إذا حدد المشروع الأصلي برنامجًا يسمح لأعضاء الفريق بتسجيل الوقت في مهام عمل مختلفة وتغير إلى شيء يسمح للعملاء أيضًا بمعرفة كيفية تفاعل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض عبر سجلات الدردشة، فهذا يعني أن النطاق قد تغير.
قد يكون سبب التغيير سببًا وجيهًا وصحيحًا، لكن عليك مواجهة حقيقة أنك قد تحتاج إلى موارد إضافية ووقت إضافي لإنجاز المشروع. ليس من الضروري أن تكون هذه لعبة إلقاء اللوم، بل هي ببساطة الاعتراف بأن الأمور قد تغيرت قليلاً ثم إعادة صياغتها لاستيعاب تلك التغييرات.
هل يتمتع المشروع بموارد كافية للفريق للوفاء بالمواعيد النهائية؟
يعد الإجهاد، والإرهاق خطرًا كبيرًا، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمشاريع البرمجية. إذا كان لديك موعد نهائي ضيق، نادرًا ما يكون هناك وقت لتعريف أشخاص جدد بالسرعة اللازمة. حتى مع التزام الإدارة الشديد، قد يظل أعضاء الفريق يشعرون أنهم غير قادرين على التعامل مع حجم العمل ويصبحون في حالة من الإجهاد الذهني والنفسي، خوفا من الموعد النهائي الوشيك.
بدلاً من ترك فريقك يشعر بالقلق، فيجب أن توظف عمليات التحقق من الواقعية بإعادة الجدولة، فإذا كان إكمال العمل في الموعد النهائي غير ممكن على الإطلاق. هنا تعتبر الأهداف التي حددها مدير المشروع أو أصحاب المصلحة مهمة، ولكن الأمر كله يعود إلى أولئك الذين يقومون بالعمل بالفعل. إذا كان الفريق قلقًا دائمًا بشأن إنهاء المهام الموكلة إليه في الوقت المحدد، وبمرور الوقت أصبح الأمر هو القاعدة، فهنا يجب أن نوجد حل جذري يغير هذا النمط أو السلوك.
هل لا تزال ميزانية المشروع حسب البرمجة؟
أحد أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحدث لمدير المشروع هو الوصول إلى نهاية المشروع وإدراك أنك أخطأت في تقدير الميزانية. كمدير للمشروع، تقع على عاتقك مسؤولية التنبؤ المستمر بالأموال المخصصة لمشروعك والحفاظ عليها. إن العثور على أموال إضافية لتغطية التكاليف، سواء كان ذلك يعني إعادة التفاوض مع العميل، يجب أن يتم على الفور حسب الحاجة. إن إعداد الميزانية مسبقًا للتكاليف غير المتوقعة سيحدد أيضًا ما إذا كان بإمكانك جلب موارد إضافية لمساعدتك في إعادة مشروعك إلى المسار الصحيح. ميزانية المشاريع النموذجية تكون في حدود 10-20% من الميزانية "الاحتياطي" عند تقديم التقديرات الأولية.
يمكنك التحقق من واقعية تنفيذ المشروع عن طريق الرصد والتقييم. يجب تحديد الآلية اللازمة لقياس النتائج وتحديد المؤشرات اللازمة لقياس تقدم المشروع. ينبغي وضع خطة الرصد قبل البدء بتنفيذ المشروع، ويجب القيام برصد المشروع بانتظام. يمكن أيضاً إضافة عملية جمع المعلومات إلى خطة الرصد. ويمكن تقديم تقارير بشأن المشروع وتقييمه للجهات المانحة. يمكن الاستفادة من عمليات التقييم في المشاريع المستقبلية.
للتحقق من واقعية تنفيذ المشروع، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
1. رصد المشروع: بعد تقسيم أهداف المشروع إلى أنشطة رئيسية، يجب تحديد كيفية تتبع نتائج هذه الأنشطة بالإضافة إلى التأثير الرئيس لمشروعك.
2. المؤشرات: يجب تحديد المؤشرات التي ستقيس النتائج. هذه المؤشرات يجب أن تكون محددة لجميع الأنشطة لمساعدتك في قياس مدى تقدم المشروع.
3. التقارير: قبل بدء تنفيذ المشروع، يجب أن تضع في اعتبارك المعلومات التي يقتضي تقديمها للجهة أو الجهات المانحة بعد انتهاء المشروع.
4. توثيق وتقييم النتائج: بمجرد انتهاء المشروع، يتعين عليك تدوين نتائج المشروع والإجابة بصورة شافية وبأقصى قدر ممكن من التفاصيل على السؤال: ما الذي حققه المشروع وكيف؟
5. تقييم الأداء: يجب على القائمين على المشاريع أو قادة فرق العمل أو حتى مراقبي الجودة فحص الأعمال التي يؤديها فريق العمل داخل المشروع بشكل دوري.
6. التقييم الختامي للمشروع: يتم عادة في نهاية المشروع للوقوف على النقطة التي وصل المشروع إليها بالإضافة إلى مقارنة النتائج في هذه المرحلة مع المرحلة الأولى.
7. استخلاص الدروس والتوصيات: من المهم بعد انجاز المشروع توثيق المصاعب التي واجهتك طوال عملية تنفيذ المشروع وما الذي عملته لمعالجتها.
تذكر دائماً أن التحقق من واقعية تنفيذ المشروع يتطلب التخطيط والتنظيم والمراجعة المستمرة، ولا تقلل أبدًا من أهمية الدور الذي يلعبه التواصل المستمر. تحدث مع فريقك وجميع المشاركين في المشروع بقدر ما تستطيع، فهذا سيقطع شوطًا طويلًا لضمان سعادة الجميع في النهاية.