هل يمكنك أن تتخيل؟ حتى مع كل التقدم، لا تزال المشاريع تفشل وعلينا أن نمتلك طرقًا لجعل وفاتهم وجنازتهم سريعة وغير مؤلمة قدر الإمكان. لأنه حتى المشاريع التي لا تنجح يمكن أن تؤثر على الأعمال. يمكن أن تكون أسباب الفشل أي شيء بدءًا من ضعف تعاون الفريق أو نقص الموارد أو عدم مشاركة أصحاب المصلحة. مهما كان السبب، إليك بعض النصائح حول كيفية تحديد المشروع الذي يجب أن ينتهي وكيفية إنهائه وعدم جعله كارثة.
لم يعد المشروع يقدم قيمة
إذا كان لديك مشروع تعثر بسبب مشاكل في التكلفة، ولكنك مصمم على إنجازه، فما هي الخيارات المتاحة أمامك؟ يمكنك محاولة جعله يستحق أكثر قيمة. أو يمكنك جعله يستمر في حدود الميزانية أقل قيمة. لا يمكنك المحافظة على قيمة مشروع يعاني من مشكلات التكلفة، وبالتأكيد لن يكون لديك مشروع ذو قيمة إذا كنت تقدم تضحيات لإبقاء السعر منخفضًا.
المشروع يكلف الكثير
ليس جديدًا أن التكلفة هي واحدة من أكبر المشاكل التي يواجهها أصحاب المشاريع. إن إكمال المشروع بميزانية محدودة هو أمر أقرب إلى المعجزة. إذا لم يتم تقدير المشروع بشكل صحيح منذ البداية أو قام الموظفون بطلب زيادة أجورهم أو وجدت نفسك تعاني من نقص الموظفين وتحتاج إلى توظيف موارد إضافية، فسوف تتأثر ميزانيتك.
فإذا كنت تنفق ميزانيتك بشكل كبير، فأنت بحاجة إلى التفكير بجدية في التخلي عنها. فالأضرار المالية سوف تتزايد وسيكون تأثيرها كبيراً. يمكنك محاولة توفيره عن طريق خفض أي نفقات تبدو غير ضرورية، ولكن عليك أن تكون مستعدًا لإنهاء المشروع.
إعطاء الأولوية للمشاريع الأكثر أهمية
في مناخ الأعمال هذه الأيام، أغلب أصحاب المشاريع مجهدين للغاية. هذا هو السبب في أن تحديد أولويات مشاريعك أمر ضروري. انظر إليهم بناءً على تأثيرهم الإجمالي على العمل والنتيجة النهائية. ما مقدار القيمة التي يضيفونها إلى الشركة. إن اختيار تخصيص الموارد للمشاريع التي ستبذل قصارى جهدها لتحقيق أهداف الشركة هو اختيار النجاح. لا حرج في إغلاق المشاريع التي لن تؤدي دورًا جيدًا في المساهمة في تحقيق الأهداف.
تغيير خطة العمل أو الاستراتيجية
في بعض الأحيان تبدأ مشروعًا يكون له معنى تجاري ممتاز في ذلك الوقت. وبعد ذلك يمر الوقت وتتغير أهداف العمل ولم يعد المشروع يتناسب مع خطة العمل أو الاحتياجات العامة. ماذا الآن؟ من المؤكد أن هناك إحساسًا فطريًا قويًا بإنهاء ما بدأته. لماذا تمر بكل هذا العمل حتى لا تتمكن من إنجازه؟ هناك بعض الأسباب. إذا كانت خطة عمل الشركة تحدث تحولا، فإن تركيز صاحب المشروع يحتاج إلى التحول معه. التغيير أمر لا مفر منه، وهذا لا يعني أن العمل الذي تم إنجازه لم يكن مهما، ولكنه لم يعد يخدم الهدف الأسمى. لا بأس بترك المشروع يمضي من أجل التركيز على استراتيجية العمل المتغيرة وكيف يكون أكثر فائدة.
سوء الإدارة والمراقبة
نجاح وفشل المشروع يبدأ وينتهي في الأعلى. نعم، هناك بعض العوامل الخارجية التي يمكن أن تعرقل المشروع، ولكن كمدير للمشروع تقع على عاتقك مسؤولية التحكم فيه من البداية إلى النهاية. أي حالة من سوء التعامل مع المشروع يمكن أن تؤدي إلى نسف المشروع بأكمله. بقدر ما هو أسوأ من تجاوز الميزانية، فإن المشروع الذي تتم إدارته أو مراقبته بشكل سيئ سينتهي به الأمر في الحضيض. وعلى الرغم من وجود العديد من الأدوات لمساعدة مدير المشروع في تتبع جوانب المشروع، إلا أن الأمر متروك له في النهاية لمعرفة ما يحدث في كل مكان وفي كل وقت. إذا وصل الأمر إلى النقطة التي توجد فيها مثل هذه الفوضى بحيث لا توجد طريقة لإصلاحها، فمن الأفضل إلغاء المشروع والبدء من جديد. سوف يستغرق الأمر المزيد من الوقت والطاقة لإصلاح ما تم كسره.
والآن بعد أن تناولنا "لماذا"، دعونا نناقش "كيف". لا يمكنك إرسال بريد إلكتروني يوم الجمعة لإعلام فريقك بأن الأمر قد انتهى، ولن تكمل المشروع. دعنا نستكشف بعض أفضل الممارسات.
إنشاء العمليات
وبما أننا نعلم جميعًا أن ذلك سيحدث، فمن المنطقي أن يتم إعداد مجموعة من العمليات أو على الأقل إرشادات لاتخاذ القرار لإغلاق المشاريع. وبدون وجود نوع من المعايير، فإن أصحاب المشاريع، والأهم من ذلك، أعضاء الفريق يشعرون بأنهم ليس من المطلوب أن يتابعوا مشروعًا فاشلاً حتى النهاية المريرة. إنما يجب يشعروا بإن هناك مسلك لعملية أخرى تتيح لأعضاء الفريق العمل على مشاريع أكثر فائدة والتي ستمنح الجميع إحساسًا متجددًا بالهدف.
كن قادرًا على التعرف على علامات الفشل
لا أحد يريد أن يستسلم دون قتال. لا أحد يريد أن يوصف بالانهزامي. الجميع يريد أن يكون لديه مشاريع منجزة على الأقل في سيرته الذاتية. لذا فإن الغريزة هي الاستمرار في المشروع لفترة طويلة بعد تراكم المشاكل. وعندما يكون هناك عدة أطراف تتعاون على النتيجة، يكون هناك فشل في الالتفاف حولها. تأكد من أن هناك تحديثات بحالة منتظمة تتم قراءتها من قبل الجميع ويتم مراجعة النتائج فعليًا. لا تتجاهل العلامات التحذيرية مثل التأخير ومشاكل الميزانية والأخطاء. وإذا تراكمت هذه الأشياء، فقد لا يكون من الممكن تجنب الكارثة.
التواصل مع جميع أصحاب المصلحة
تأكد من أن ميثاق المشروع وجميع جوانب خطة المشروع واضحة وأن غرض العمل مؤثر. التأكد من أن صاحب المصلحة مخول بالفعل بالموافقة على المشروع. تأكد من أن تمويل المشروع آمن وكيف يمكن إعادة تخصيصه إذا لزم الأمر. ثم لديك خطة إلغاء تتضمن التشاور مع الشؤون القانونية والموارد البشرية للتأكد من أن إغلاق المشروع لا يؤثر على العلاقات مع الموظفين والمقاولين والبائعين والعملاء أو الشركاء الآخرين. أخبر أصحاب المصلحة على انفراد. عندما يتم التعامل مع كل هذه العناصر، أعلن إنهاء المشروع. ثم قم بإجراء جميع عمليات إعادة تخصيص الأصول الضرورية.
إعادة تخصيص الموارد
عندما يتعلق الأمر بهذا الجزء من العملية. ابحث عن أي مشاريع مماثلة قيد التنفيذ حاليًا أو على وشك الانتهاء. إذا كان لديك موظفين في مواقع أخرى، فقد يعملون في مشاريع مماثلة. انخفاض الموارد يؤدي إلى فشل المشاريع. يمكن أن يؤدي توحيد الموارد إلى توفير الوقت والمال والطاقة.
جمع الدروس المستفادة
ربما يكون هذا هو الجزء الأكثر قيمة في قتل المشروع. مقابلة أعضاء الفريق للحصول على آرائهم. إنقاذ المواد القابلة لإعادة الاستخدام بما في ذلك المكونات ووثائق التصميم وبيانات الاختبار وغيرها من المعلومات. فحص جميع البيانات المتعلقة بالمشروع. توثيق جميع الدروس المستفادة التي أدت إلى زوال المشروع مثل عدم إجراء أبحاث كافية أو ضعف الميزانية. تأكد من توثيق ما هو ضروري لمنع حدوث أي أخطاء مرة أخرى.