إستثمار المهارات الناعمة

لم يعد ترشيح وتوظيف المهنيين في فريق العمل الذين يتقنون المهارات الشخصية أمرًا اختياريًا، بل إنه ضرورة. مع ظهور متغيرات العمل التي تسمح بمزيد من العمل عن بعد، أصبحت المهارات الشخصية أكثر أهمية الآن مما كانت عليه في أي وقت مضى.

بالإضافة إلى ذلك، يتطلب عالم إدارة المشاريع إتقان مهارات مثل التعاون والاستماع وحل المشكلات والقدرة على التواصل بشكل جيد في الكلام والكتابة. وبصفتك مدير مشروع، من المحتمل أن تفهم مدى أهمية امتلاك أعضاء فريقك لهذه الصفات.

بالرغم من أن معيار المهارات الفنية العالية هي التي على رأس القائمة لمعظم مديري التوظيف، إلا أن المهارات الشخصية هي المحرك الأساسي للنجاح لأي فرد أو موظف، لأن أكثر الموظفين الذين تم تصنيفهم على أنهم موظفين سيئين، هم الذين يفتقرون إلى المهارات الشخصية.

تخيل أن تكون مديرا للموارد البشرية، ولديك مهمة ضخمة تتمثل في توظيف الأشخاص من أجل الكفاءات التقنية والتأكد من أن لديهم المهارات الشخصية لإنجاز المهام التي تحتاجها. فما هي تلك المهارات؟ ما الذي يجب أن يكون عضو فريق المشروع بارعًا فيه لمساعدة فريقك على النجاح؟

المهارات الناعمة:
هي المهارات التي يحتاج كل عضو في فريق المشروع الخاص بك إلى إتقانها إما قبل تعيينهم أو بعد فترة وجيزة من تأهيلهم. 

ونختار منهم أهمهم:

القدرة على التواصل:

القدرة على التواصل قد تكون من أهم المهارات والضرورية لفريق العمل، وذلك لسبب وجيه، هو أن تتمحور إدارة المشروع حول التواصل: تحدثًا وكتابة، فيجب أن يعرف أعضاء فريقك كيفية توصيل الأفكار بشكل، واضح، وموجز، ومناسب.

سيؤدي عدم القيام بذلك إلى عرقلة فرص فريقك في الوفاء بالمواعيد النهائية وتقديم منتج جيد الصنع. أفضل طريقة يمكنك من خلالها مساعدة أعضاء الفريق على تطوير هذه المهارة هي من خلال الممارسة والتعليم. على سبيل المثال، يجب عليك تقديم أمثلة لفريق العمل أو المسؤولين لما يحدث من تطورات في المشروع من خلال رسالة نصية أو عبر البريد الإلكتروني. قد ترغب أيضًا في الحصول على قوالب ونماذج بيانية ليتبعها أعضاء فريقك لمساعدتهم على التدرب. بالإضافة إلى ذلك، لا تتردد في جعلهم يأخذون دورة أو دورتين للتواصل في مكان العمل مع أحد المدربين والمستشارين المتخصصين في مهارات التواصل، أو البرامج المتوفرة أونلاين، وهناك الكثير من الدروس حول الموضوع التي يمكنك مشاركتها مع فريقك لتحديثهم بسرعة.

النظام والإنضباط:

إن القول بأن هناك العديد من المتغيرات وأوامر التغيير في إدارة المشاريع، وتتطلب إدارة المشاريع الاستثنائية قدرة متقدمة على تنظيم كل شيء، لأنه من أحد العناصر المهمة التي سيحتاج معظم الموظفين إلى المساعدة بشأنها هو تنظيم أشياء مثل المستندات الرقمية وكلمات المرور وتحديثات المشروع. هناك طريقة رائعة لبدء تدريب موظفيك على ذلك من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى الأدوات المناسبة ووضع سياسات تتماشى معهم، كمثل اللوائح والنظم.

وبالرغم من ذلك، فهناك العديد من التطبيقات والمنصات الرقمية التي تساعد وتسمح لفريقك بتتبع تحديثات المهام والبقاء على اطلاع دائم بها وتقديم تحديثات المشروع الخاصة بهم، وهذا من خلال أدوات منظم المستندات وتطبيق إدارة كلمات المرور. وأخيرًا، قم بتطوير سياسات العمل والاستخدام والصلاحيات حول هذه الأدوات والتي ستسمح لفرقك بممارسة مهاراتهم التنظيمية.

التعاون في المشروع:

إدارة المشروع ليست رياضة فردية. إنما يجب أن يعرف كل عضو في الفريق كيفية التعاون والعمل بنجاح مع أعضاء الفريق الآخرين. نتيجة لذلك، تريد تقديم أكبر قدر ممكن من التوجيه لمساعدة الأفراد على إدراك أن أفعالهم تؤثر على الفريق ككل.

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما مساعدة أعضاء فريقك على صقل هذه المهارة. أولاً، يجب أن يكونوا على دراية بالشخصيات وعادات العمل لأولئك الذين يعملون معهم. لذلك، قد ترغب في تشجيع موظفيك على إجراء اختبارات الشخصية لفهم كيفية عملهم وغيرهم.

وكلما زاد فهم موظفيك لشخصيات بعضهم البعض، كان بإمكانهم التعاون بشكل أفضل مع الآخرين. ثانيًا، استثمر في الدورات التدريبية الخاصة في التعاون ودعم فريق العمل وفهم الشخصيات والتفكير التصميمي، وجميع هذه الدورات متوفرة مجانا على المنصات كمثال Coursera أو LinkedIn Learning. يقدم كلاهما دورات مفصلة ومحددة حول كل شيء بدءًا من التواصل الفعال مع الفريق إلى استخدام أدوات مثل Google Suite أو Github لتعزيز التعاون الجماعي. تأكد أيضًا من توفير الأدوات التي يمكن أن تسهل التعاون في الوقت الفعلي مثل Google Suites وSlack وZoom وGoToMeeting للسماح لهم بالحصول على أفضل فرصة للمشاركة في العمل الجماعي التعاوني

إدارة الوقت والقدرة على التكيف:

إن المشاركة في معرفة المواعيد النهائية للإنجاز تجعل إدارة الوقت والقدرة على أن تكون مرنًا أمرًا ضروريًا لفريق العمل. وتعد إدارة الوقت مفهومًا واسعًا، فيجب أن يشمل التدريب على إدارة الوقت وإتقان تحديد الأهداف، وتحديد أولويات المهام، وتتبع المهام، وجدولة المهام، وتقليل الانحرافات.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على أعضاء الفريق أيضًا فهم مدى أهمية معرفة وقت التبديل من مهمة إلى أخرى إذا نشأت حالة أو حاجة ملحة، لأن هذا الشيء من المحتمل حدوثه. ومع ذلك، قد يكون لديك احتياجات إدارة وقت محددة لمؤسستك، لذلك قد يكون من الأفضل إنشاء تدريب مخصص يعالج سير عمل مؤسستك والذي يمكن لأعضاء فريقك القيام به أثناء التأهيل.

المهارات الناعمة هي الأساس للترشيح:

قد يجادل البعض بأن المهارات الشخصية الناعمة بأنها ليس بذات الأهمية، وهذا غير صحيح. إنما بسبب عدم تركيزنا على المهارات التقنية، هذا لا يعني أن نلغي من أهمية المهارات التقنية. لكن الحياة في مكان العمل ستكون صعبة بدونهم.

قد لا تريد أن يكون لديك شف طباخ مثلا ماهر ومحترف في عمله، ولكن لا يتواصل مع فريق العمل ويعمل بشكل منفرد وغير ملتزم بالوقت. وكذلك الأمر في المواقع الأخرى، كمثال كتابة الأعمال ومهارات العرض وإدارة الوقت وكفاءة العمل الجماعي أمرًا بالغ الأهمية مثل التسويق أو المحاسبة. هذه المهارات هي المادة اللاصقة التي يمكن أن تجمع فريقك معًا وتسمح لكم جميعًا بتحقيق أهداف مشروعك.

يجب عليك البحث عن المهارات الناعمة في جميع المرشحين والعمل على تطويرها في كل شخص موجود بالفعل مع فريق العمل. وإذا تمكنوا من إتقان المهارات الأساسية، فمن المحتمل أن يكونوا من أصحاب الأداء العالي الذين سيدفعون مشروعك إلى الأمام.

مع تمنياتي لكم بالتوفيق