ما الذي يجب أن نركز عليه لبناء عادات بناءة من شأنها تعزز النجاح في حياتنا المهنية على المدى الطويل؟
أود أن أقدم لكم سبعة نصائح في عقلية إدارة المخاطر، لأن هذا هو الرقم من العادة يختاره ستيفن كوفي 😊.
العادة الأولى: التحول يحدث! استعد لذلك.
ماذا لو قلت لك أن "إدارة المخاطر هي كيفية إدارة الكبار للمشاريع." لذا، تعوّد على التفكير في المخاطر. انظر إلى احتمال الفشل في كل جزء من خطتك. من السهل جدًا دراسة خطة عمل مشروع قمت بإنشائها ورؤية المخاطر في الخطة. ولكن ماذا عن الانحناءات المفاجئة أو الطرق البديلة؟
مديري المشاريع الناجحين لديهم عادات تكمل بعضهما البعض:
. البحث عن المشاكل والتخطيط لكيفية التعامل معها.
. العمل باستمرار على سجل المخاطر. مراجعة المخاطر المعلقة في دورة منتظمة والدفع باستمرار لتحقيق التقدم.
. بدون اتخاذ أي إجراء، فإن سجل المخاطر الرائع ليس أكثر من مستند لمشروع فاشل.
العادة الثانية: الناس يجعلون المشاريع صعبة. كن مستمعًا دائمًا.
ماذا لو قلت لك كن مستمعا جيدً لأنك تحتاج الى: "مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع ". أصحاب المصلحة هم أصحاب القرار ولديهم القدرة على إدامة إعاقة مشروعك. لذا، يجب أن يكون التواصل معهم على رأس قائمة أولوياتك. هناك تأكيد آخر أوافق عليه؛ أن إدارة المشروع عبارة عن اتصال وتواصل بنسبة 80 بالمائة.
هذا الاتصال ينقسم الى عدة مستويات ولكنها غير متساوية في الوزن. يذهب البعض إلى مستويات الحوكمة الخاصة بك، أو مديرك، أو العميل، أو الراعي، والبعض الآخر يذهب إلى فريقك وزملائك. ومع ذلك، فإن معظم اتصالاتك ستكون مع أصحاب المصلحة. لأنك أنت بحاجة إلى الإعلام والتشاور والتملق والإقناع وغير ذلك الكثير. لذا، فإن العادة الوحيدة التي تجعل كل هذا أسهل، والتي تكسب احترامهم، وتغذي رؤيتك بسيطة: هو الاستماع دائمًا.
العادة الثالثة: هناك دائمًا الكثير. ابحث عن الممسك المناسب.
المشاريع هي مساعي كبيرة ومعقدة مع الكثير من الأجزاء المتحركة التي يمكنها امتصاص واستنزاف طاقتك. لن يكون لديك الوقت لفعل كل ما تريد القيام به. لذلك، فإن تحديد الأولويات والتركيز هما أمران مهمان. ولكن هناك شيء واحد يتوق إليه مدير المشروع قبل كل شيء: هو السيطرة.
إذا فكرت في الأمر، فهذه مهمة مدير المشروع: للسيطرة على البيئة المتغيرة والفوضوية وغير المؤكدة للمشروع. وهناك شيء واحد جربته كثيراً في وقت مبكر من حياتي المهنية كمدير مشروع، والذي أعتقد أنه أحدث الفارق. أي أن كل مشروع فريد من نوعه، وبالتالي لكل مشروع أولوياته ونقاط تأثيره.
لكل مشروع، ابحث عن الممسك الذي يمنحك أقصى قدر من التحكم في مشروعك. اجعل محور تركيزك في المراقبة والتحكم. عندما تجد الممسك المناسب، وتتعلم كيفية العمل به، فإن كل شيء آخر سوف يأخذ في مكانه الصحيح.
العادة الرابعة: ركز على نقاط قوتك. ممارسة التفويض.
لن يكون أي مدير مشروع ناجحًا حقًا حتى يتعلم التفويض بفعالية. إنه يمنح الكثير من الفوائد بحيث يجب أن يكون الحل القياسي الخاص بك لإنجاز الأشياء. يحررك التفويض من التفكير الانفرادي. إنه يشرك أعضاء فريقك ويحفزهم. هذا لأنه يظهر الثقة. ولكن الأهم من ذلك أنها الطريقة التي يتعلم بها معظمنا بشكل أفضل؛ من خلال القيام بالأشياء التي نحتاج إلى تعلمها. التفويض هو أداة متميزة لتطوير فريقك. وهذا لا يفيدهم فقط إنما يبني المرونة في مشروعك وبالتالي يخفف من بعض المخاطر الجوهرية.
العادة الخامسة: الفريق يحتاج الى القائد الخادم.
حاول أن تكون جزء من الفريق، فلن تستطيع أن تقود مشروعًا مهما كان صغيرًا ما لم تكون جزء من الفريق، وكذلك مدير المشروع، فلتكون مهمتك بسيطة، يجب أن تجعل من السهل عليهم القيام بوظائفهم قدر الإمكان. لذلك، يمكنك أن تنسى الصور النمطية التي لا معنى لها عن كونك الرئيس، لأن دورك هو خدمة فريقك، وتزويدهم بالموارد التي يحتاجون إليها ، لتحقيق الازدهار والنجاح. ولحمايتهم من تدخل الشركة الذي يحبط باستمرار جهودنا اليومية لمواصلة عملنا.
العادة السادسة: لا تأخذ أي شيء على مظهره. اسال اسئلة.
غالبًا ما تستفيد المشاريع الممتازة من الحوكمة الممتازة، ولا يمكن دائمًا ضمان حصول مشروعك على الحوكمة عالية الجودة التي يستحقها. لكن ما يمكنك التحكم فيه هو فنك في بعض أدوار الحوكمة. لأن الحوكمة الرشيدة تتولى - نيابة عن المنظمة - المسؤولية عن الإستراتيجية والإشراف واتخاذ القرار.
لتلعب دورك في هذا، تحتاج باستمرار إلى الاستفسار والبحث عن أدلة جديدة. تجنب تحيز التأكيد عن طريق إعداد تقارير المشروع من الأسفل إلى الأعلى. إنما ابدأ بالبيانات الأولية في كل مرة، بدلاً من جمع البيانات لتوضيح نقاطك الرئيسية. ابحث عن مشورة حكيمة واختبر أفكارك مع زملاء ذوي خبرة وكبار. فإن الشك أمر صحي مع إدارة المشاريع. فاجعل من عادتك طرح الأسئلة عندما لا تكون على دراية بها، والانتقال سريعًا إلى الأشياء السابقة التي تعرفها بالفعل، حتى تتمكن من اكتشاف المزيد.
العادة السابعة: من أنت؟ استمر في التعلم.
يتطور البشر، وكذلك يتطور المحترفون الناجحون بشكل أسرع من غيرهم لأن لديهم عقلية "التعلم دائمًا". انخرط في عادات قيّمة تجعلك تتعلم:
استثمر في معرفتك وتعلمك ومهاراتك، اقرأ كتب، اذهب إلى فعاليات، أخذ دورات، التعلم مدى الحياة هو أكثر من مجرد التزام، إنما هو أضمن طريق لخيارات وظيفية مرنة، والإنجاز وحتى الصحة العقلية الجيدة.
راجع تجاربك.
إن الأشخاص الذين يصنفهم الآخرون على أنهم حكماء، هم الأشخاص الذين نبحث عن آرائهم ونقدرها، لديهم عادة واحدة مشتركة. وهي أنهم يخصصون الوقت الكافي للتفكير في تجاربهم. في كثير من الأحيان، يحتفظون في مدونة يسجلون في عمليات تفكيرهم وخياراتهم وأسبابهم وأفعالهم، ويفكرون أيضًا في كيفية تحول الأشياء، والبحث عن أنماط ودروس مستفادة للتعلم.
مع تمنياتي لكم بالتوفيق
محمد الجيماز