التغلب على التأخر في إنجاز المشروع

وفقًا لـلدراسات، إن 2.5 بالمائة فقط من الشركات التي تكمل مشاريعها بنجاح. لأن هناك العديد من العوامل التي تؤثر على نجاح إتمام المشروع، ولكن أحد الجوانب التي يمكن أن تكون مكلفة للغاية لإنتاجية المشروع هي التأخير في إنهاء المشروع.

لسوء الحظ، نحن نعيش في عالم لا يخلو من الانقطاعات سواء كان بسبب مرض أحد أعضاء فريق العمل أو أن العميل يريد إعادة صياغة مخرجاته، فإن العديد من الأشياء يمكن أن تؤدي إلى التأخير. بينما تريد أن تفعل كل ما في وسعك لمنع هذه الأحداث، وكيف يمكنك التغلب على هذه المواقف بمجرد حدوثها؟

كن واقعيا بشأن المواعيد النهائية

هناك موعد نهائي مفضل يمكنك الوفاء به إذا لم يحدث خطأ، ثم هناك تاريخ واقعي من المحتمل أن تنجز كل شيء بحلوله. من المهم أن تضيف مهلة لكل مشروع من مشاريعك قبل وبعد تأخير. إذا كنت مضطرًا للعودة وإعادة صياغة مشروع ما، فعليك أن تكون واقعيًا مع نفسك وفريقك وعملائك بشأن الوقت الذي يمكنك فيه الحصول على مخرجات المشروع على طريقتهم.

يجب أن يأخذ هذا الموعد النهائي بعين الاعتبار الموارد التي لديك، والقيود، والمتطلبات المحددة، والتقلبات المحتملة. كلما كنت أكثر صدقًا بشأن المواعيد النهائية، كلما كانت هناك فرصة أفضل لنفسك وفريقك للتغلب على التأخير في المشروع وتوفير منتج يلبي توقعات عملائك.

تعامل مع التأخيرات الأولية بجدية

قبل خروج المشروع بأكمله عن مساره، من المحتمل أنه قد يبدأ بالفشل في تلبية واحد أو اثنين من المعالم الرئيسية. أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلات هي من خلال التركيز وتحديد مواقع الخلل ومعرفة مكان بدء ظهورها بوقت مبكر.

إذا تمكنت من اكتشاف الفشل الأول مبكرا، فيمكنك البدء في إعادة التركيز وإبلاغ عملائك بأي تغييرات أخرى للموعد النهائي. هذا الأسلوب مهم جدا لإجراء فحوصات مختلفة عندما يتعلق الأمر بإدارة مشاريعك. يمكن أن تعطيك مراقبة كيفية تقدمك عبر المعالم الرئيسية تنبيهاً عن احتمالية حدوث المزيد من التأخيرات الكبيرة

إستخدام البرمجيات الصحيحة

لا يمكن للتكنولوجيا أن تحل كل شيء. ومع ذلك، فإن امتلاك الأدوات والموارد المناسبة سيساعد بالتأكيد. من الصعب إدارة ما لاتستطيع قياسه. إذاَ، ستمكنك تطبيقات البرامج من مواكبة سير الأمور، وأدوات مثال منصة تريلو وغيرها فرصة لتعيين المهام وتحديد المعالم والتواصل مع أعضاء الفريق وتحديد أوقات الاجتماعات. واحد وستون في المئة من الشركات تستخدم هذه المنصات في إدارة المشاريع. لذلك، هناك حافز كبير لدمج هذه المنصات في عمليات مشروعك.

ويمكّنك الاحتفاظ بسجل قوي لكل مكون من مكونات المشروع في أداة إدارة المشروع من عرض أين حدث خطأ وإعادة تنظيم جهودك للتغلب على أي تأخيرات محتملة.

افهم الإيجابيات المرتبطة بالتأخيرات

من السهل جدًا تصنيف كل التأخيرات على أنها غير مواتية. ومع ذلك، يمكن أن يسمح لك التأخير في الواقع بأخذ دقيقة لإعادة تنظيم نفسك وتحسين جودة مخرجات المشروع. يمكن أن يمنعك التأخير أيضًا من إنتاج منتج رديء، أو يمكّنك من إعادة صياغة إستراتيجية أو يمنحك الفرصة لإضافة المزيد من الميزات إلى منتج أو خدمة يمكن أن تفيد عميلك وعملائك.

من الضروري أن تقوم بتأطير التأخيرات بشكل واقعي وإيجابي لفريقك، لذلك لا يعتقدون أنهم يخوضون معركة خاسرة ولكنهم يعملون في مشروع يمكن أن يأتي في الواقع لصالح الشركة والعميل.

يمكن أن يأتي الإجهاد والضغط مع تأخير في المشروع، ويمكن أن يؤثر على عملية إعادة التنظيم بأكملها. ومع ذلك، إذا أثبتت التأثير الإيجابي الذي يمكن أن يحدث على فريقك وعملهم، فيمكن أن يساهم في مصلحتك ومنحهم الحافز الذي يحتاجون إليه للعمل نحو الانتهاء.

ضع في اعتبارك كل خياراتك

إذا كنت تواجه تأخيرًا في المشروع، فلا تنس أن لديك خيارات. تمديد الموعد النهائي، وهو ليس الخيار الوحيد لديك. يمكنك تغيير المخرجات، أو مناقشة جلب موارد إضافية مثل المال أو العمالة، أو إجراء محادثة مع عملائك حول تغيير نطاق المشروع.

قبل تحديد خيار، تأكد من الحصول على رؤى من جميع المعنيين. ناقش هذه الخيارات مع فريقك وقيادتك وحتى العملاء أنفسهم. قبل أن تعرف ذلك، قد تتمكن من تجاوز الاضطرار إلى تأجيل الموعد النهائي.

ضع الجميع في نفس الصفحة

بمجرد أن تقرر أفضل نهج يمكنك اتباعه مع المشروع، فإن أفضل خطوة تالية هي إشراك الجميع في نفس الصفحة. يجب أن تتوصل إلى خطة مشروع جديدة تتضمن جميع الأحكام الجديدة. يجب أن يشتمل بشكل خاص على جدول زمني يتكون من الجدول الزمني المنقح الذي يتضمن التأخير.

يجب إبلاغ كل هذه التغييرات للعملاء وأعضاء الفريق وجميع الموردين الذين يشكلون جزءًا من خطة المشروع. فإن إشراك الجميع في نفس الصفحة أمر بالغ الأهمية للوصول إلى خط النهاية.

من الضروري أن تكون شفافًا وصادقًا، فإن فهم اتجاه سير المشروع بشكل خاطئ قد يربك الجميع.

لا يجب أن يؤدي تأخير المشروع إلى عرقلة مشروعك

نعم، يمكن أن تتأثر الروح المعنوية بالتأكيد إذا واجه فريقك تأخيرًا في المشروع. ومع ذلك، لا يجب أن تكون هذه نهاية العالم. يمكن أن يتسبب تأخير المشروع في إعادة تقييم منتجك الحالي وتحسينه وحتى تغيير نطاق المشروع بالكامل. أول شيء عليك القيام به عند التعامل مع هذه القضية هو تسوية كل المشاعر.

من المغري ترك مستوى التوتر يرتفع، لكن اتباع هذا النهج لن يؤدي إلا إلى المزيد من المشكلات. تأكد من تهدئة فريقك وكن واقعيًا بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك فعله بالتغييرات الحالية. من خلال التخطيط والاستراتيجية الصحيحة، يمكنك التغلب على تأخيرات المشروع لإنتاج مخرجات استثنائية لعملائك.

مع تمنياتي لكم بالتوفيق