إنه من المحتم ، كمدير للمشروع ، أن يأتي وقت يتعين عليك فيه الإبلاغ عن أخبار سيئة. ليس الأمر سهلاً أو ممتعًا ، ولكن هناك طرقًا للقيام بذلك بأمان واحترام لجميع المعنيين.
بعض أنواع الأخبار السيئة التي قد يُطلب من مدير المشروع معالجتها:
تم الغاء المشروع
إلغاء المنصب الوظيفي
إغلاق الشركة
سعر السهم ينخفض
مراجعة الأداء السيئ
الإدارة تغيير الهيكل الوظيفي
النقل الى وظيفة أخرى
رفض طلب التدريب
الاستغناء عن الخدمات
تقليص حجم المشروع
أسئلة مهمة تود ان تسأل نفسك قبل تسليم الأخبار السيئة
السؤال الأهم الذي يمكن طرحه قبل إرسال الأخبار السيئة هو ، كيف إذا جاءك هذا الخبر كيف تود ان تسمعه ؟ قد يساعدك على رؤية الزاوية الأخرى في منظور أخر يؤدي إلى نهاية أكثر تعاطفًا ، أو على الأقل يساعدك على رؤية الموقف في سياق مختلف.
ثم هناك سؤال عملي أكثر حول ماهية قانون العمل والسياسات القانونية واللوائح والنظم وسياسات الموارد البشرية المتعلقة بالأخبار. قد تكون هناك قيود حول الخصوصية أو اللوائح الأخرى التي يجب أن تكون على دراية بها لمنع حدوث موقف سيء.
كيفية تقديم بأخبار واحترام أخبار سيئة
الإبلاغ الشخصي هو الأفضل دائما ، مثل مقابلة الشخص الى الشخص من دون وسيط ، أو إذا كان لفريق العمل أو مجموعة فيجب أن تكون خلال إجتماع حتى تصل المعلومة الى الجميع في نفس الوقت وفي نفس المستوى . إن أسوأ شيء يمكن أن تفعله هو إستخدام الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني لإيصال الخبر السيء، هذا يضر بقدرة المجموعة على معالجة الأخبار السيئة بطريقة صحية.
تأكد دائما واتبع السياسات القانونية والموارد البشرية وقوانين العمل. فإن الجهل أو محاولة تجاهل مثل هذه اللوائح سيؤدي دائمًا إلى نتائج عكسية ويزيد من سوء الوضع.
كن صادقا وعقلاني وأنت تقدم الأخبار السيئة. لا يحب الناس أن من يكذب عليهم ، فلا تعلم قوة مشاعر الناس في قراءة الحقيقة من خلال طرح الخبر. وكذلك من السيء إطالة مدة نقل الأخبار السيئة.
إذا كان هناك أي أخبار جيدة نريد تضمينها في الأخبار السيئة ، فمن الأفضل تسليمها أولاً. يمكن أن تساعد في إظهار أنك تقدر عملهم. هذا هو تكتيك جيد للنقد البناء كذلك.
إن الاستماع إلى ردودهم هو جزء من عملية هضم الأخبار السيئة. قد تكون المواجهة محملة بالغضب و العصبية ، ولكن لا ترد بالمثل. الاستماع والسماح لهم في التنفيس إذا لزم الأمر ؛ لكي نسعى جاهدين لنكون مستمعين أفضل.
تعامل بجدية مع مخاوفهم لأن الاستماع ليس سوى الجزء الأول من الحدث. أظهر أنك سمعتهم أخذت تعليقاتهم على محمل الجد. فيجب الرد بصدق ، حتى لو كانت أخبارًا سيئة للغاية. قد لا يحبون ذلك ، لكنهم سيحترمون صدقك.
أن تكون قادرًا على إيصال الأخبار السيئة بطريقة رشيقة ومحترمة ، هي إحدى الركائز للإدارة الجيدة و هناك ميزات أخرى تجعلك مديرًا جيدًا مثل القدرة على حل النزاعات وإدارة وقتك.
خذها إلى أبعد من ذلك: منع الاضطرار إلى تقديم أخبار سيئة من خلال الحفاظ على قبضة جيدة على مشروعك. استخدم أدوات إعداد التقارير لتحديد المشكلات قبل أن تصبح مشكلات خطيرة.