مديرو المشاريع مسؤولون عن المهام عبر كل جزء من العمل. عليهم جدولة العمل، وإدارة الأشخاص، وإدارة الميزانيات، ومناقشة التكنولوجيا - على سبيل المثال لا الحصر.
إذا اضطررت إلى اختصارها وتحديد الوظيفة الأساسية لمدير المشروع في جملة واحدة فقط، فسيكون الأمر مثل، "يضمن مديرو المشروع انتهاء العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية".
ولكن كيف يعرف مدير المشروع ما إذا كان المشروع ضمن النطاق أم أنه متأخر؟ يستخدمون عملية حسابية قوية تحدد مقدار التقدم في المشروع ويقيسه يسمى تباين الجدول الزمني.
ما هو تباين الجدول؟:
تباين الجدول هي عملية حسابية تقيس ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح من خلال حساب التقدم الفعلي مقابل التقدم المتوقع.
يسمح تباين الجدول لمديري المشاريع بإحضار البيانات الدقيقة بدلاً من القول، "المشروع يتأخر قليلاً"، إنما يمكن للمرء أن يقول ، "المشروع متأخر بنسبة 20 في المائة عن المكان الذي ينبغي أن يكون فيه."
يمكن حساب تباين الجدول يدويًا، ولكن من الأكثر فاعلية استخدام برنامج إدارة المشروع الرقمية بحيث يمكن تحديثه ديناميكيًا والتغيير في الوقت الفعلي مع تقدم المشروع.
كيفية حساب تباين الجدول؟:
لحساب تباين الجدول ، اطرح تكلفة الموازنة للعمل المجدول (BCWS) من تكلفة الموازنة للعمل المنجز (BCWP). ستكون جميع القيم المستخدمة رقمًا نقديًا (دولار أمريكي ، دينار كويتي ، إلخ). ها هي الصيغة:
BCWP - BCWS = SV
في بعض الأحيان سترى هذه الصيغة على أنها EV - PV ، ولكنها تعني نفس الشيء:
EV (القيمة المكتسبة) - PV (القيمة المخططة) = SV
لاستخدام هذه الصيغة ، نحتاج أولاً إلى تعريف BCWP و BCWS:
BCWP (تكلفة الموازنة للعمل المنجز): هذه هي قيمة الموازنة للعمل الذي تم إكماله بالفعل.
(إجمالي ميزانية المشروع) X (النسبة المئوية للعمل الذي تم إنجازه)
BCWS (التكلفة المدرجة في الموازنة للعمل المجدول): هذه هي قيمة الموازنة للعمل المتوقع اكتماله الآن.
(إجمالي ميزانية المشروع) X (النسبة المئوية للعمل الذي يجب القيام به الآن ، بناءً على الوقت المنقضي)
مثال بإستخدام الأرقام:
لمساعدتك في فهم هذا الحساب تمامًا ، دعنا نستخدم مثالاً للسيناريو وقم بتوصيل الأرقام.
لنفترض أنك تدير مشروعًا سيستمر 20 يومًا ويبلغ إجمالي ميزانية المشروع 100,000 دينار.
في هذا المثال ، لديك 10 أيام (أو 50٪) في المشروع ، لذلك يجب أن تكون قد أكملت 50,000 دينار (50٪ من إجمالي الميزانية) من العمل بحلول هذه المرحلة. لكن لسوء الحظ ، لقد صرفت 25,000 دينار فقط على العمل.
إليك ما يبدو عليه الأمر عندما تقوم بتوصيل الأرقام في صيغة تباين الجدول الزمني لدينا:
BCWP (25,000 دينار) - BCWS (50,000 دينار) = SV (- 25,000 دينار)
بعد ذلك ، للتعبير عن تباين الجدول كنسبة مئوية ، ما عليك سوى قسمة:
SV (- 25,000 دينار) / BCWS (50,000) = -5 or -50٪دينار
يخبرك هذا الرقم أن مشروعك متأخر بنسبة 50٪ عما يجب أن يكون عليه في هذا الوقت. إذا كان الرقم الناتج رقمًا موجبًا ، فهذا يعني أن مشروعك متقدم على الجدول الزمني. إذا كان تباين الجدول الزمني هو صفر ، فإن المشروع هو بالضبط المكان الذي يجب أن يكون فيه!
لماذا يعتبر مراقبة اختلاف الجدول مهمًا؟:
تعتبر معرفة ما إذا كان المشروع متقدمًا أو متأخرًا عن الجدول الزمني أو أكثر أو أقل من الميزانية مسؤولية أساسية لمدير المشروع. يثق مديرو المشاريع بفرقهم وشركاتهم للبقاء في السيطرة على المشاريع للأسباب التالية:
1. تسليم المشروع يؤثر على المحصلة النهائية. إذا تأخر المشروع، فسنخسر العملاء وأصحاب المصلحة والتمويل. عندما يحدث هذا، فإنه يهدد سمعة الشركة مما قد يؤدي إلى خسائر مستقبلية!
2. يؤثر عدم التنظيم بين فرق العمل للمشروع. إذا انزلقت المشاريع في التوقيتات وحدثت التأخيرات في كثير من الأحيان، فمن المرجح أن تفقد الفرق الروح المعنوية والتحفيز. لأنه أغلب الفرق تسعد عندما يؤتي عملهم الشاق ثماره في نهاية المشروع. ومع ذلك ، عندما يتعطل المشروع أو يبدو أن المشروع لا ينتهي أبدًا ، يبدأ أعضاء الفريق في فقدان الثقة بكل مالديهم من موارد.
نظرة فاحصة:
يعد تباين الجدول أحد المقاييس التي يجب حسابها تلقائيًا للمشروع. بالإضافة إلى التباين يساعد على:
صحة المشروع: نظرة عامة على سرعة وتقدم جميع أعمال المشروع.
تفصيل المهام: تفصيل المهام التي بدأت أو اكتملت أو لم يتم العمل عليها بعد.
التقدم و الإنجاز: نظرة دقيقة على حركة تقدم كل مهمة ، لمعرفة مكان كل جزء من العمل.
الوقت: نظرة على إنجاز المشروع المخطط له مقابل إنجاز المشروع الفعلي.
عبء العمل: الرؤية الواضحة لحجم العمل لكل عضو في الفريق ومدى أثره على الإنجاز.
مع تمنياتي لكم بالنوفيق 😊