أزمة جائحة كوفيد-19 جعلت من القدرة على التحول الى العمل الهجين أسهل بكثير، فهذا الأسلوب يسمح للموظفين بالاختيار بين العمل من المنزل أو في المكتب حسب ما يرونه مناسبًا. على سبيل المثال، قد يعمل العامل من المنزل طوال الأسبوع ويأتي عند الحاجة لتقديم المساعدة مع زميل في العمل أو عميل.
لقد أصبح هذا الترتيب حقيقة واقعة بالنسبة لمعظم أماكن العمل منذ جائحة كوفيد-19. ومع ذلك، في حين أن هذا يمكن أن يكون ذا فائدة كبيرة للعاملين، خاصة فيما يتعلق بالتوازن بين العمل والحياة، إلا أنه قد يكون من الصعب التعامل معه إذا كنت مدير مشروع تحاول إبقاء الجميع على نفس المستوى من المعلومة.
لأنه تقع على عاتقك مهمة ضمان تلبية المشاريع لتوقعات العملاء مع الالتزام بالمواعيد النهائية وتقليل الميزانية، حتى لو كان أعضاء فريقك داخل المكتب أو خارجه. كيف يمكنك القيام بذلك بفعالية؟ وأنت تحاول إدارة الصعوبات المحتملة لجدول العمل الهجين، فإليك بعض النصائح المفيدة:
لديك سياسة العمل الهجين أو عن بعد
قد يكون من المغري تبني مرونة العمل دون وجود خطة أو سياسة. ومع ذلك، فإن وجود مجموعة من التعليمات للعمل المستقل عن الموقع يمكن أن يساعدك أنت وجميع أعضاء فريقك على البقاء على نفس الصفحة. على سبيل المثال، قد تقرر أن في يوم محدد، هو يوم للاجتماعات. ترغب في أن يكون جميع أعضاء الفريق حاضرين سواء بشكل افتراضي أو فعلي في هذا اليوم أو جزء منه.
ومع ذلك، إذا لم تعمم هذه السياسة، فيجب التأكد من أن الجميع يضعون الأولوية حسب المصلحة العامة. لذلك، حدد ما إذا كانت هناك سياسة يمكنك الالتزام بها جميعًا والتي تحدد أشياء مثل الأيام التي يمكن للأفراد العمل فيها من المنزل وكيف سيتواصل الجميع مع بعضهم البعض إذا كان عليهم العمل عن بعد.
التواصل التوقعات
بمجرد تحديد سياسة العمل الهجين أو عن بعد، من المهم التأكيد على أهمية التواصل. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك أو لدى شركتك ترتيبات عمل هجين أو عن بعد مرنة. وفقًا للسياسة، فإنك تسمح للزملاء بالحضور إلى المكتب للعمل عندما يريدون ذلك، ولكن هناك توقع بأن يكون الجميع متواجدين هناك للتعاون مع العميل في يوم محدد.
من المهم التواصل مع أعضاء الفريق عندما يحتاجون إلى التواجد في المكتب والتأكد من أن لديهم مهلة كافية لإعداد سير العمل الخاص بهم. قد يكون لدى الجميع توقعات مختلفة بشأن الوقت الذي يخططون فيه للعمل داخل المكتب وخارجه. لذلك، اجعل التواصل الواضح والمنتظم أولوية لمنع أي سوء فهم.
اختر الأدوات المناسبة
إذا كان ترتيب العمل الهجين سينجح، فيجب عليك الاستثمار في الأدوات المناسبة لتسهيل ترتيبات العمل داخل المكتب وفي المنزل. إذا كان زملائك يعملون داخل المكتب وخارجه، فمن الضروري أن تستثمر في البرامج السحابية والافتراضية التي تسمح لجميع الزملاء الوصول إليه للعمل على مستندات المشروع.
التكنولوجيا ليست علاجًا شاملاً عندما يتعلق الأمر بالعمل الهجين والعمل عن بعد. ومع ذلك، يمكن أن يعزز سياستك ويساعدك على استيعاب الموظفين أينما كانوا. وقد كشفت دراسة حديثة أجرتها مؤسسة جارتنر عن مدى أهمية الأدوات المناسبة لنجاح التعاون. ووفقاً للاستبيان، يستخدم ما يقرب 80% من العاملين أدوات التعاون في العمل.
استفد من التقاويم المشتركة
نحن نعيش الآن في وقت حيث يمكنك رؤية ما خطط له أعضاء فريقك لليوم والأسبوع وحتى الشهر التالي. يُسهل التقويم المشترك جدولة الوقت مع زملائك، فضلاً عن الإشارة إلى المكان الذي ستتواجد فيه. على سبيل المثال، يسمح تقويم غوغل للمستخدمين بتخصيص وقت للاجتماعات مع الإشارة إلى المكان الذي سيعملون منه طوال الأسبوع.
تأكد من مشاركة الجميع بالقدر الذي يريدونه
إن مجرد عدم تواجد أحد الزملاء في المكتب في ذلك اليوم لا يعني أنه قد لا يرغب في أن يكون جزءًا من تلك المحادثة السريعة التي تجريها في المكتب. إذا بدأت المناقشة، فكر في الأشخاص الآخرين الذين سيستفيدون أو يتأثرون بالمعلومات وتأكد من إشراك هؤلاء الأشخاص.يتكون جزء كبير من العملية المتعلقة بإبقاء الجميع على اطلاع على آخر المستجدات، هو التحول إلى التكييف والقيام في المشاركة والتعاون من أي موقع.
أعط الموظفين إشعارًا كافيًا بشأن الاجتماعات واللقاءات
تأكد من منح زملائك بعض الوقت قبل إعداد الاجتماعات أو اللقاءات العامة وجهًا لوجه. ابدأ أيضًا في التفكير فيما تريد تحقيقه من خلال اجتماعاتك الشخصية. على سبيل المثال، لنفترض أن عددًا لا بأس به من الزملاء قد تواصلوا معهم لطرح أسئلة حول مهمة أو جزء من المشروع.
في هذه الحالة، قد ترغب في تخصيص الاجتماع التالي للإجابة على هذه الاستفسارات والسماح للأفراد بطرح المزيد من الأسئلة حيث قد يكون هناك زملاء آخرون لديهم نفس الاهتمامات.
احتضن الاجتماعات الفردية
بغض النظر عن موقع فرقك، فأنت تريد التأكد من أنهم يستطيعون الوصول إليك. بسبب القيود المفروضة على العمل عن بعد، قد لا تلتقي بأعضاء الفريق بشكل عفوي كما اعتدت. لذلك، من المهم أن تقوم بجدولة أوقات لأعضاء فريقك للتحدث معك مباشرة.
إحدى الطرق الرائعة للقيام بذلك هي جدولة الاجتماعات الفردية. هذه اجتماعات قصيرة تعقدها باستمرار مع كل عضو في الفريق. تسمح لك هذه العملية بالإجابة على أي أسئلة فردية تتعلق بحالة عملهم وتقليد التفاعلات داخل المكتب التي قد تكون لديك لو كانوا في المكتب.
كن متعاطفًا ومتفهمًا
نحن نعيش في أوقات تتطور باستمرار. هناك العديد من العقبات التي قد يواجها أعضاء فريقك أثناء تواجدهم خارج موقع العمل. لذلك، من المفيد أن تقود دائمًا بالتعاطف والرحمة. إذا تأخر أحد أعضاء الفريق عن الاجتماع، فقد يكون هناك أمر عائلي شخصي قد يعوق تواجده. إن تقديم مهلة وافتراض أن زملائك يحاولون إدارة حياتهم مع الاستمرار في عملهم يُظهر لأعضاء فريقك أنك تهتم بهم، كما أنه يخلق بيئة يمكن للجميع فيها التحلي بالصبر مع بعضهم البعض.
افكار اخيرة
يمكن أن ينجح ترتيب العمل الهجين. ومع ذلك، فإن الأمر يتطلب استراتيجية مدروسة وتعاطفًا وسياسة ممتازة. وبالنظر إلى كيفية تغير الوضع الحالي للعمل داخل المكاتب، قد يصبح العمل عن بعد والعمل الهجين هو القاعدة.
كلما كان أسلوبك في التعامل مع هذه الترتيبات أكثر فعالية، أصبح من الأسهل إبقاء فريقك على المسار الصحيح.