غالباً ما يتساءل مديرو المشاريع عما إذا كانوا يقيسون الأمور الصحيحة في المشروع. من الصعب معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في تقييم الأداء في الماضي وكم من الوقت تقضيه في الحفاظ على تقدم العمل.
بالطبع هناك العديد من مؤشرات نجاح المشروع ، لكن ما الذي تحتاج إلى قياسه أثناء تنفيذ المشروع؟
توجد نقاط مختلفة خلال المشروع ، ترغب في تقييمها وهي خمس نقاط: الجدول الزمني والجودة والتكلفة ورضا أصحاب المصلحة أو العملاء والأداء مقابل حالة العمل.
ويكون التقييم للمشروع مفيدًا خلال نهاية أي مرحلة حيث يمكن أن يوفر لك إشارة واضحة لكيفية أداء المشروع مقارنة بالتقديرات الأصلية. ويمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لمنح أو حجب الموافقة على الانتقال مع الجزء التالي من العمل.
دعونا نلقي نظرة على العناصر الخمسة التي يجب تقييمها:
1. الجدول الزمني
غالبًا ما يتم تحديد نجاح إدارة المشروع من خلال الالتزام بالجدول الزمني الأصلي. يعرف مديرو المشروعات المتمرسون مدى صعوبة ذلك ، لكن الأمر أسهل قليلاً إذا كنت تقيم باستمرار تقدمك أثناء تقدمك.
ستقوم بتحديث جدول مشروعك بانتظام - أوصي بهذه العملية أن تكون أسبوعيًا على الأقل. إن تقييم الجدول الزمني هو شيء يمكنك القيام به بشكل أكثر إنضباطا إذا جدولته في نهاية كل مرحلة ، كجزء من تقرير شهري إلى مجموعة أصحاب المصلحة الرئيسيين للمشروع كمثال.
انظر إلى المعالم الرئيسية الخاصة بك وتحقق مما إذا كانت لا تزال تقع في نفس التواريخ التي وافقت عليها في الأصل. حدد مشكلة نسبة الانزلاق ، إن وجدت ، ومدى تأثير ذلك على الجداول الزمنية الإجمالية للمشروع.
2. الجودة
نهاية مرحلة المشروع هي وقت مناسب لمراجعة الجودة. يمكنك التحقق من جودة ممارسات إدارة المشروع الخاصة بك - هل تتابع عملية إدارة التغيير في كل مرة وما إلى ذلك - وكذلك العناصر القابلة للتسليم.
يمكن لمراجعة الجودة تقييم ما إذا كان ما تفعله يفي بالمعايير المحددة في خطط الجودة الخاصة بك. يفضل إكتشاف الخلل في مرحلة مبكرة قبل أن يتطور المشروع كثيرا ، فقد يكون فات الأوان لفعل أي شيء حيال ذلك الوقت.
3. التكلفة
يصنف العديد من المديرين التنفيذيين إدارة التكلفة كأحد أهم أولوياتهم في المشروع ، لذا فإن تقييم أداءك المالي للمشروع أمر بالغ الأهمية. قارن بين الإنفاق الفعلي الحالي وبين ما وضعته في الميزانية في هذه المرحلة. إذا كانت هناك تباينات ، فينبغي التعرف عليها.
سترغب أيضًا في التطلع إلى الأمام وإعادة التنبؤ بالميزانية إلى نهاية المشروع. قارن ذلك بتقديرك الأصلي أيضًا وتأكد من أنه قريب بما فيه الكفاية ليشعر الفريق أن العمل يسير على الطريق الصحيح. إذا ارتفعت توقعاتك أكثر من اللازم ، فهذا مؤشر على أن إنفاقك سيكون خارج نطاق السيطرة بحلول نهاية المشروعز مرة أخرى ، هو شيء من الأفضل معرفته الآن بمرحلة مبكرة.
4. رضا أصحاب المصلحة
الجميع مرتبط في المشروع، ويطلق عليهم أصحاب المصلحة أو العملاء، ورضائهم ضروريًا لإنجاز العمل ، لذلك يجدر التحقق معهم في جميع المراحل والتعرف على شعورهم تجاه المشروع في الوقت الحالي وما يمكن أن تفعله بطريقة مختلفة.
يعد هذا إجراءً صعبًا للتوثيق إحصائيًا ، على الرغم من أنه لا يوجد ما يمنعك من طلب تقييمهم للإنجازات بشكل عام. إذا لاحظت أن أصحاب المصلحة لا يدعمون بشكل كامل ، يمكنك وضع خطط لإشراكهم بدقة لمحاولة التأثير على سلوكهم.
5. الأداء لحالة العمل
أخيرًا ، سترغب في العودة إلى ملف نطاق العمل ومعرفة أن الذي وافقت عليه في الأصل. هو مايتم إنجازه في مشروعك. تأكد من أن الفوائد لا تزال واقعية و لا تتجه الى شيء لا يريده أحد! تحقق من حالة العمل بانها منتظمة وتقييمها في ضوء أهداف المشروع الحالي.
وكذلك، يمكنك إضافة عناصر أخرى إلى هذه القائمة. في الواقع ، يجب أن يعكس ما هو مهم بالنسبة لك وفريقك - يجب أن تقوم بتقييم الأشياء المهمة ، لذلك لا تتردد في إضافة عناصر إضافية أو التخلي عن بعض العناصر التي كنت أقل قلقًا بشأنها.
وبعدها عندما إنجاز مشروعك ، ستحتاج إلى إجراء تقييم كامل ونهائي. يمكن أن يكون هذا جزءًا من مراجعة الدروس المستفادة ، ولكن عادة ما يكون الأمر مختلفًا. مراجعة الدروس المستفادة هي حيث يعلق جميع أصحاب المصلحة في المشروع على ما نجح وما لم ينجح، وهذا ما يتم قبل تسليم المشروع.
إذا ملخص لما سبق ننصح بعمل تقييم المشروع من خلال:
الجدول الزمني
جودة التنفيذ
كلفة كل مرحلة
رضا أصحاب المصلحة أو العملاء
الأداء العام لحالة إنجاز العمل
تبدو مألوفة؟ نعم ، إنها نفس قائمة الموضوعات التي تقيمها وأنت تنجز المشروع الخاص بك التي يجب أيضًا تقوم بتقييمه في النهاية خلال دورة حياة المشروع. ثم يمكنك تضمين تقييم نهاية المشروع النهائي في مستند إغلاق المشروع.
مع تمنايتي لكم بالتوفيق
Comments