كانت ثقافة العمل المتكامل قبل جائحة كورونا، هي الثقافة السائدة، ولكن بعد جائحة كورونا مع إدخال المتغيرات في أسلوب العمل، منها أون لاين أو عن بعد، تسبب الى تفكك أغلب المشاريع بسبب ضعف التواصل.
يعد ضعف التواصل عاملاً مساهماً في فشل 56% من المشاريع. من المحتمل أن يرجع هذا الوضع جزئيًا إلى قضية نجزئه المشروع وتقسيم المعلومات. مثل معظم الأشياء، عليك وضع خطة واستراتيجية لمنع هذا الموقف في شركتك. ومع ذلك، مع وجود بعض الأعمال متغيره بشكل سريع بسبب المتغيرات والمؤثرات الخارجية في الأسواق، كيف يمكنك إنشاء عملية عن قصد لتجنب المشكلات المرتبطة بالبيانات وفجوات سير العمل؟ فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لمنع فريقك من الوقوع ضحية لتجزئة وتفكك المشروع.
حدد مكان حدوث التفكك
من الصعب حل مشكلة التفكك إذا كنت لا تعرف مكان وجودها. لذلك، من الضروري البدء في النظر إلى مكان صعف التواصل. قد تكتشف أن السقوط في جمع البيانات أو عدم وجود ممارسات تعاون سليمة هو المسؤول عن التفكك. مهما كان الموقف، فأنت بحاجة إلى توضيح وضعك للعثور عليها قبل أن تتمكن من وضع خطة لمعالجتها. بالإضافة إلى ذلك، من المفيد دائمًا التحدث مع فريقك حول مشكلات التفكك التي يلاحظونها. سواء من خلال الاستطلاعات أو مجموعات التركيز أو الاجتماعات الفردية، سيساعد ذلك في الحصول على نظرة عامة واسعة على مشكلات التجزئة الخاصة بك حتى تتمكن من معالجتها بدقة.
احتفظ بسجل لقضايا التفكك
لذلك، إذا حددت مكان المشاكل، قوم في جمع البيانات حتى يتم إنشاء "قاعدة بيانات التفكك". تريد تتبع جميع الحالات السابقة والحالية لتفكك المشروع. ثم يمكن الاحتفاظ بالبيانات في قاعدة بيانات معقدة أو شيء بسيط مثل جدول البيانات. ثم تسجل كيف حدث، ومتى حدث، وأولئك الذين شاركوا. يمكّنك سجل حوادث التفكك من البدء في رؤية الأنماط وأين تحدث هذه المشكلات أكثر من غيرها. كلما تمكنت من رؤية ما يحدث في البيانات أو تفكك سير العمل، فيصبح من الأسهل إنشاء استراتيجيات لمنع هذه المشكلات.
تخلص من عقلية "هذه هي الطريقة التي نعمل بها دائمًا"
للتغلب على مشكلات التفكك، عليك أن تكون منفتحًا على المتغيرات، لنفترض أن لك لوائح عمل داخلية لتوزيع المعلومات حول شركتك على الموظفين. ربما وجدت أن بعض أعضاء الفريق يفوتون تحديثات قيمة للمشروع من خلال بحثك لأنه لا توجد طريقة لهؤلاء الأفراد لتلقي المعلومات حول التحديثات الجديدة خلال العمل. لذلك، فإن التحديثات يجب أن ترسل في الوقت المناسب وأن تبدأ في تثبيت آلية للأفراد لتلقي الإشعارات أو التغيير إلى نظام يتضمن بالفعل هذه الميزة.
الخلاصة أنك بحاجة إلى أن تكون ذكيًا بما يكفي لتوصيل المعلومات التي يحتاجونها إذا كانت لا تصل الى فريقك بأكمله. التغيير ليس سهلاً. تشير التقديرات إلى أن 70% من برامج التغيير تفشل بسبب مقاومة الموظفين. ومع ذلك، إذا قمت بتوضيح سبب أهمية التغييرات المقترحة وكيف يمكنها تحسين الإنتاجية، فستكون لديك فرصة أفضل للحصول على دعمهم.
لديك مركز للمعلومات
تريد التأكد من أن كل ما يتعلق بمعلومات المشروع، بما في ذلك التحديثات والاجتماعات والتغييرات التنظيمية، يمكن الوصول إليه بسهولة من قبل فرقك.
أولاً، تحتاج إلى إنشاء عملية تعزز الإخطار المتسق بتحديثات المشروع ومعلوماته. يمكن أن يكون هذا عبارة عن نظام يرسل إشعارات عبر البريد الإلكتروني حول تحديث المشروع أو عقد اجتماعات يومية أو أسبوعية لتحديث أعضاء الفريق على معلومات المشروع.
ثانيًا، اختر أداة يمكن استخدامها في العديد من الحالات. وقد لا تحتاج إلى شيء يمكن الوصول إليه خارج الموقع، ولكن من المفيد أن يكون لديك أدوات تسمح باستخدام الميزات عن بُعد إذا لزم الأمر. في النهاية، سوف تفيدك أنت والشركة في اختيار أداة تمكن فريقك من الوصول بأمان إلى بيانات المشروع أينما كانوا.
غرس ثقافة الشركة التي تعزز التعاون
كيف تمنع ثقافة التفكك في شركتك؟ حان الوقت لإلقاء نظرة على مبادئ شركتك ومعتقداتها لمعرفة كيف تؤثر على منع التفكك. يعتقد 8% من الموظفين أن ثقافة الشركة القوية هي مفتاح نجاح الأعمال. لذلك، يعد هذا الجانب من شركتك أمرًا بالغ الأهمية. على سبيل المثال، يمكن مبادئ الشركة الصحيحة أن تعزز التعاون الفعال.
يجب أن يكون العمل بنشاط معهم لتبني التعاون نشاطًا يوميًا. يمكنك المساعدة من خلال تخصيص وقت لهم للعمل مع بعضهم البعض أو تبادل الأفكار. أما إذا كانت ثقافة فريقك تريد أن تسير في طريقها المنفصل، فعليك تشجيعهم على العودة معًا. بالإضافة إلى مساعدتهم على تخصيص وقت للعصف الذهني، اسأل فرقك عن كيفية سير جلسات التعاون أثناء الاجتماعات، أو أضف أسئلة أو ملاحظات حول التعاون أثناء مراجعات الأداء. كلما روجت لهذا المبدأ، زاد احتمال اعتناق أعضاء فريقك له.
شجع على إستدامة الفريق المتكامل
قد يبدو الأمر مرحًا، لكن بناء الفريق يمكن أن يكون ناجحًا في جمع أعضاء فريقك معًا. سواء كنت ترغب في إشراك الجميع في تدريب افتراضي تفاعلي أو أي نشاط اجتماعي، فإن الهدف هو إشراكهم في الأنشطة التي يمكنهم القيام بها معًا. ويمكن لمواقف كهذه أن تزيد من جاذبيتهم للعمل معًا بينما تساعدهم على إدراك مدى حاجتهم لبعضهم البعض للعمل من خلال مشاريعهم. علاوة على ذلك، انظر كيف يمكنك تعزيز الأنشطة الاجتماعية حتى يتمكن أعضاء فريقك من التعرف على بعضهم البعض على مستوى أعمق. يمكن أن تعزز هذه الروابط الاجتماعية الإنتاجية وتساعد على الأرجح في منع الانعزال.
منع تفكك المشروع أولوية قصوى
إذا كان كل شخص يقوم بعمله بأسلوبه الخاص، فسيكون من الصعب ضمان قدرتك على إنتاج مخرجات المشروع. من المؤكد أنه يستفيد عملاؤك وأصحاب المصلحة الآخرون عندما يعمل جميع الفريق على نفس الصفحة. لذلك، تحتاج إلى جعل عملية تحصيل البيانات وترابط سير العمل أولوية قصوى. سيؤدي القيام بذلك إلى زيادة فعالية فريقك وتعميق الروابط بين أعضاء فريقك.
コメント