إدارة المشاريع الاحترافية هي عملية تطبيق المهارات والأنشطة والموارد لتحقيق مجموعة محددة من الأهداف. ولكن لسوء الحظ، تشير أغلب الدراسات والمؤشرات إلى أن جهود مدراء المشاريع لا تحقق نسبة النجاح المطلوبة أو تتوافق مع درجة الطموح.
تشير الدراسات الى أن 43٪ فقط من مديري المشاريع الذين يتمكنون من إنجاز وتسليم المشروع حدود الميزانية المتفق عليها دون أي أوامر تغيرية، بينما 29٪ من مديري المشاريع يتمكنون من إنجاز وتسليم المشاريع في الوقت المحدد. وطبعا أسوء شيء هو مؤشر الهدر في المشروع، حيت أن الدراسات تشير الى أن هناك معدل هدر بنسبة 11.4٪ من الاستثمار التجاري بسبب ضعف أداء المشروع. وهنا تكون خيبة الأمل كلما ارتفعت نسبة الهدر.
لماذا يتم إنجاز عدد قليل جدًا من المشاريع في الوقت المحدد أو بميزانية محدودة؟ يختلف كل مشروع عن تحدياته ومخاطره. ولكن في جميع المشاريع، هناك بعض الأماكن الشائعة حيث يمكن أن تسوء الأمور. فما هي الطرق السهلة لتجنب مناطق المشكلات هذه قبل أن تصبح مشكلة منهجية للمشروع بأكمله.
تعيين مدير المشروع الخطأ
هذا يعتبر فشل للشركة، وليس فشل لمدير المشروع. وهذا بسبب أن الشركة هي التي قررت أن تختار مدير مشروع يفتقر إلى الخبرة، وتكمن ارتفاع نسبة احتمال فشل المشروع. إذا، التأكد من تعيين الشخص الأكثر تأهيلاً مع مجموعة المهارات اللازمة سيرفع نسبة احتمالات النجاح للشركة.
نقص الموارد والمهارات
الفريق المؤهل فقط الذي لديه القدرة في القيام بالكثير. إنما إذا لم يكونوا مؤهلين بمجموعة من المهارات الصحيحة أو إذا لم يكن لديهم الموارد اللازمة لإكمال المهام المطلوبة. لأن ضمان حصول الفريق على كل ما يحتاجه قبل البدء في أي مشروع أمر بالغ الأهمية.
الإدارة المركزية
عندما لا يسمح مدير المشروع للفريق بمشاركة أفكارهم واقتراحاتهم لأنه يعتقد أنه يعرف كل شيء بشكل أفضل، عندها سوف يتوقف الأعضاء عن الحديث والمشاركة، ولن يشعروا بالانتماء لهذا الكيان. يجب أن يكون مديرو المشاريع منفتحين على الاقتراحات وأن يتعلموا كيفية تفويض المهام وإظهار الثقة لفريقهم.
عدم التواصل بشكل صحيح
التواصل الواضح والمتسق مع أعضاء الفريق أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يؤدي الافتقار إلى التواصل الجيد مع الفريق إلى سوء فهم يمكن أن يتحول إلى تأخيرات وأخطاء في المشروع. كما يؤدي إلى عدم ثقة أعضاء الفريق.
البداية الضعيفة للمشروع
يعد بداية إطلاق المشروع جزءًا مهمًا من العملية التشغيلية. فلابد أن يكون هناك توزيع للمهام، وأن يكون لدى كل فرد في الفريق فكرة واضحة عن أهداف المشروع وأدوارهم ومسؤولياتهم الفردية. سيؤدي عدم القيام بذلك إلى إبقاء أعضاء الفريق في الظلام مع بدء المشروع، ثم تجد المدير للمشروع يلعب جميع الأدوار منذ البداية وعلى مدى عمر المشروع.
عدم وجود هدف واضح
يمكن أن يؤدي سوء تحديد الهدف إلى كارثة للمشروع. يمكن أن يتسبب ذلك في إرباك أعضاء الفريق بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم وتجاوز المشروع للوقت والميزانية، كما أن الهدف غير الواضح سيؤدي أيضًا إلى عدم وجود إجراءات للنجاح، وهو عامل حاسم آخر في نجاح المشروع.
التقدير الخاطئ للوقت والميزانية
لا يوجد شيء يجعل أصاحب المشاريع يفقدوا الثقة في مدير المشروع، أكثر من مشروع يتجاوز في قيمة الميزانية والمواعيد النهائية لتسليم المشروع. إذا لم يكن تقدير الميزانيات والاحتياجات من الوقت نقطة قوة، فاحصل على نصيحة من شخص قام بمشروع مماثل. لا تحاول التباهي على حساب المشروع.
الفشل في إدارة نطاق المشروع
تعد تغييرات النطاق سببًا شائعًا لفشل معظم المشاريع. فمن المهم أن تحديد نطاق المشروع خلال مرحلة التخطيط. هذا يضمن أن مدير المشروع وأصحاب المصلحة وجميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة ونفس المعلومة. إذا كان من الضروري تعديل المشروع بعد ذلك، فيمكن معالجته.
الإدارة الدقيقة
من الشائع أن يرغب مديرو المشاريع الجدد في المجال بالتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة تامة. وهذا يخلق بشكل طبيعي ميل إلى الإدارة الدقيقة؛ الإشراف على الفريق ومتابعة كل التفاصيل الدقيقة للمشروع. يسأل باستمرار عن تحديثات التقدم. ولكن من الأفضل أن يتم تحديد مواعيد عقد اجتماعات منتظمة حيث يتم تقديم التحديثات ويمكن لأعضاء الفريق توصيل تقدمهم طريقة أكثر فاعلية لإدارة المشروع.
عدم اتباع خارطة الطريق
لا يوجد شيء أسوأ من البدء بالطاقة والتفاؤل فقط لينتهي الأمر بالتجول في فوضى لأن الفريق لا يعرف إلى أين يتجهون وماذا يفعلون. سيضمن وجود جدول عمل محدد الأدوار والمهام المواعيد النهائية المتفق عليها في خارطة الطريق، التي تضمن تدفق المشروع بسلاسة ويلبي جميع المواعيد النهائية.
عدم إطلاع أصحاب المصلحة على التقلبات
بعض المشاريع لديها قائمة طويلة من أصحاب المصلحة ولكل منهم مستويات مختلفة من المشاركة في المشروع. وفي بعض الأحيان، قد يكون من الصعب معرفة من يحتاج إلى المعلومة، وما الذي يحتاجون إلى معرفته ومتى يجب أن يحدث. هنا سيكون إنشاء مخطط وجدول زمني مفيدًا للتأكد من أنك تحافظ على التواصل مع الأشخاص المناسبين أصحاب السلطة المناسبة حسب تقلبات المشروع، لتزويدهم بالمعلومات وتطوراتها.
مقاومة التغيير
المشاريع تعتبر مثل كل شيء نتعامل معه في الحياة ويتأثر في المتغيرات بجميع أنواعها حول العالم، فهناك خط رفيع يجب أن يسير عليه مدير المشروع، بأن يتجنب التغييرات الكبيرة التي تبعد المشروع عن غرضه الأساسي أو يتقبل المتغيرات الخارجية ويتبناها للمصلحة الأعلى في إنجاز المشروع. وغالبا المدير المشروع الواثق لا يقاوم المعلومات أو البيانات الجديدة التي يمكن أن تغير مسار المشروع للأفضل.
الختام
فأما بعد كل هذه العقبات التي تم طرحها، فإذا تمكنت من تجنب كل هذه العقبات أو معظمها على الأقل، فأنت في طريقك نحو إدارة المشروع بنجاح. عموما، لا تتوقع أنك ستتمكن من تجنبهم بمجرد معرفتهم مسبقًا، لأنه يمكن للأشياء أن تتسلل إليك بطرق قد لا تدركها إلا في مرحلة متأخرة، لكن وجود القليل من المعلومات قد يجعلك أكثر ذكاءً في تصحيح المسار عند ظهور مشكلة.
مع تمنياتي لكم بالتوفيق