يعرف مديرو المشاريع الأذكياء أن الإشراف على المشروع هي عملية مكلفة. هناك العديد من الموارد المعنية بذلك، وأثمن اثنين هما الوقت والمال. تجعل طبيعة إدارة المشروع من الصعب على مديري المشاريع الحفاظ على تكلفة الأشياء. سواء كان الأمر يتعلق بتعويض أعضاء الفريق، أو شراء البرامج والأدوات اللازمة، أو التعامل مع تغييرات النطاق والمواصفات، يمكن أن تبدأ التكلفة في الزيادة. المعركة من أجل البقاء في الميزانية وإدارة النفقات بكفاءة هي معركة التي على مديري المشاريع خوضها دائمًا.
كشفت البيانات التي جمعتها شركة Gartner أن معدل فشل المشاريع التي تزيد ميزانياتها عن مليون دولار يزيد بنسبة 50% عن معدل فشل المشاريع التي تقل ميزانياتها عن 350 ألف دولار.
يواجه أصحاب المشاريع في جميع أنحاء العالم تحديات عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على المشاريع في الميزانية وفي غضون الموعد النهائي المحدد. ومع ذلك، هناك خطوات يمكنك اتخاذها لزيادة احتمال ألا يتجاوز مشروعك التكلفة أو الاتفاق المحدد على الإطار الزمني:
خذ الوقت الكافي لفهم احتياجات عميلك
من الأهمية بمكان أن تفهم ما هي توقعات المطلوبة من جميع الشركاء والعملاء فيما يتعلق بالمشروع. لا تفترض أبدًا أو تخوض في حدس عندما يتعلق الأمر بإنشاء المخرجات. اطلب دائمًا مزيدًا من الإيضاح وتعرف على الأهداف التي لديهم من أجل المنتج النهائي. تأكد من توثيق جميع متطلبات المشروع ومواصفاته وفهمها وإبلاغها لجميع المشاركين في العمل على المشروع. من الضروري أيضًا إبقاء العملاء على اطلاع دائم بما يجري بشأن المشروع. يتيح لك التحدث معهم عاجلاً وليس آجلاً بعد بدء المشروع العمل معهم للوقوف على خطأ أو إضافة شيء قد يكون من المكلف وضعه لاحقًا.
تأكد من أن فريقك يفهم التوقعات
على الرغم من أنك قد تشرف على المشروع وتتدخل عند الحاجة، فمن المحتمل أن يكون لفريقك أكبر قدر من التفاعل العملي مع الإنجاز الفعلي للتسليم. نتيجة لذلك، من الضروري أن يفهم فريقك التوقعات ومتطلبات المشروع. يمكن أن تصبح عملية التواصل "خالية من الفهم الحقيقي". نتيجة لذلك، يمكن أن ينتهي المشروع بتكلف المزيد من المال أو يستغرق المزيد من الوقت لإكماله بسبب سوء الفهم. لذلك، تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي لتوصيل جميع متطلبات المشروع والتغييرات إلى أعضاء الفريق بطريقة واضحة.
قم بإنشاء خطة مشروع شاملة
يجب أن يكون لديك أنت وفريقك مخطط يسمح لك بالتخطيط لمسار المشروع. يجب مناقشة كل مرحلة من مراحل المشروع ضمن مراحل الخطة. ستسمح لك هذه المراجعات بأشياء مثل تفهم نطاق العمل وتفادي وأي مفاجآت أو تغييرات في النطاق قد تنشأ. بمجرد حدوث ذلك، يجب عليك مشاركة هذا الحدث مع جميع المشاركين في المشروع (بما في ذلك العملاء وأصحاب المصلحة). بهذه الطريقة، يفهم الجميع مراحل تقدم المشروع والدور الذي يلعبونه في التأكد من تحقيق جميع الأهداف. ستساعدك هذه الخطوة بعد ذلك في إنشاء ميزانية تتماشى مع هذه الخطة.
استشراف المفاجآت والتأخيرات المحتملة
في عالم مثالي، لن يكون هناك أبدًا أي تغييرات أو تأخيرات أو حوادث غير مقصودة تؤدي إلى إقصاء مشروعك. لسوء الحظ، نحن لا نعيش في مثل هذا العالم، ومن المحتمل دائمًا أن يحدث شيء ما للتخلص من خطتك. على الرغم من أنك قد لا تعرف بالضبط ما سيكون عليه الأمر، إلا أنك تعلم أن شيئًا ما قد يحدث. لذا، تأكد من التخطيط لهذا الحدوث في ميزانيتك. قم بإنشاء بند فقط للمفاجآت وتغييرات مواصفات النطاق. للتعرف على ما يمكن أن يكون عليه هذا الرقم الدقيق، وإلقاء نظرة على المشاريع الأخرى حيث يمكن أن تحدث هذه المواقف وإضافتها إلى ميزانيتك الحالية. قد تكون هناك تغييرات بسبب مثال تغير الطقس أو مغادرة أحد أعضاء الفريق، أو تغير طلبات العميل، أو أصحاب المصلحة، أو بسبب سوء التواصل. لذا، حاول التفكير مسبقًا والتخطيط للأسوأ.
مراجعة الميزانية بشكل دوري
يمكن أن يحدث الكثير عندما لا تراقب الميزانية. يمكن أن يساعدك شيء بسيط مثل التحقق من رصيدك مقابل ما توقعته في منع التجاوز. لا تفترض أبدًا أنك على توافق مع الميزانية، راقب دائمًا وتتبع إنفاقك. الإشراف المستمر أمر بالغ الأهمية للبقاء على توافق مع الميزانية. على سبيل المثال، ربما كنت تعتقد أن جزء من البرامج يكلف مبلغ معين، لكنها في الواقع التكلفة ستكون أعلى بكثير مما كنت تتوقع. فيجب أن تنظر إلى أي مدى ستأخذك عملية الشراء هذه بعيدًا عن هدفك. يمكنك بعد ذلك إعادة التنبؤ أو إعادة التخصيص حسب الحاجة. راقب دائمًا المبلغ الذي تنفقه. أنت لا تعرف أبدًا متى يمكنك منع تجاوز بسيط من التحول إلى تجاوز لا يمكن التحكم فيه.
راقب ساعات العمل لأعضاء الفريق
بكل تأكيد تعلم إن إنتاجية العامل مرتبطة بميزانيتك. لذلك، من المنطقي النظر إلى مدى كفاءة عملهم لتحقيق أهداف المشروع. غالبا من السهل بالنسبة للساعات القابلة للانحراف عن نطاق العمل أن تخرج عن نطاق السيطرة، خاصةً إذا لم تكن هناك عين على ذلك. تأكد من مطالبة العمال بتتبع ساعات عملهم. ألقِ نظرة على جميع تقارير العمل بشكل دوري. انتبه إلى المدة التي تستغرقها مهام محددة خلال المراحل حتى تكتمل، أو إذا كان يلزم القيام بالمزيد من العمل غير المخطط له. يمكن أن تساعدك مراقبة هذه العوامل في التعامل مع الموقف المكلف قبل أن يخرج عن نطاق السيطرة.
إنشاء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لتكلفة المشروع
هناك العديد من المقاييس المفيدة التي يمكنك تتبعها للحفاظ على كيفية تقدم ميزانيتك جنبًا إلى جنب مع مشروعك. يمكن أن يساعدك مؤشر الأداء الرئيسي على فهم ما إذا كنت على المسار الصحيح للبقاء على الميزانية أو إذا كنت معرضًا لخطر التجاوز. ابدأ في دمج مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس في عملية مراقبة الميزانية الخاصة بك. فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي تستحق تضمينها في تحليل ميزانيتك:
الإنتاجية: قياس مقدار ما تحصل عليه من العمل الذي تقوم به.
التكلفة الفعلية: مبلغ المال الذي تم إنفاقه على هذا المشروع حتى الآن.
القيمة المكتسبة - النسبة المئوية للعمل المكتمل مقابل الميزانية عند الانتهاء: هذا مقياس ممتاز لتحديد مقدار ميزانيتك الحالية التي استخدمتها لإكمال المبلغ الحالي من العمل. سيساعدك هذا المقياس على فهم ما إذا كنت معرضًا لخطر التجاوز أو لديك بالفعل.
تباين التكلفة - تكلفة العمل المدرجة في الميزانية مقابل التكلفة الفعلية للعمل: يعد هذا الحساب طريقة ممتازة لمعرفة ما إذا كنت تقوم بتوفير المال في جوانب مختلفة من مشروعك، أو إذا كنت أيضًا في خطر تجاوز الميزانية.
العائد على الاستثمار - (صافي الفوائد / التكلفة) * 100: يسمح لك عائد الاستثمار أو العائد على الاستثمار بمعرفة مقدار الأموال التي ربحتها من استثمار المشروع. مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو أحد المؤشرات التي سيهتم بها معظم أصحاب المصلحة (خاصة المستثمرين وأصحاب المشروع).
هناك العديد من مؤشرات الأداء الأخرى التي يمكنك استخدامها، ولكن هذه الخمسة ستمنحك فكرة جيدة عما إذا كنت ستبقى على الميزانية ويمكن أن تربح في النهاية من جهودك.
نصيحة اخيرة
مرة أخرى، إدارة المشروع عملية مكلفة، ويمكن أن يؤدي تغيير أحد النطاقات أو سوء التواصل إلى تحويل المشروع الى الخروج عن الميزانية المخصصة. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن يكون لديك خطة مشروع تسمح لك بإعداد ميزانية للتعامل مع النفقات والمفاجآت. في حين أن خطة المشروع وميزانيته ستساعدك، إلا أن من الضروري أيضًا أن تفهم أنه حتى مع أفضل الاستراتيجيات لن تكون قادرًا على التخطيط لكل شيء بشكل كافٍ. نتيجة لذلك، ستساعدك الممارسات مثل مراقبة مؤشرات الأداء والإشراف على الموازنة العامة على اكتشاف المشكلات التي لا مفر منها والانحرافات عن المسار.
يعتمد نجاح المشروع على مدى جودة إدارة الميزانية. لذلك، اجعل التخطيط المسبق والتنبؤ والإشراف أولوية قصوى لك ولفريقك. مع تنمياتي لكم بالتوفيق