أغلب مدراء المشاريع المحترفين يعتبرون هم أكثر الناس إيجابية. مسلحين بأساليب وأدوات الأكثر تفاؤلا التي لا حدود لها لإدارة
المشاريع، يبدو أحيانًا أنهم يستطيعون فعل أي شيء. ولكن الحقيقة هي أن هناك قيود عديدة التي يجب علينا جميعا أن نتعرف عليها و على بعض الحقائق غير المريحة.
1. أصحاب المصلحة هم يحددون ما إذا كان مشروعك ناجحًا أم لا
أعتقد أن هذا التحدي هو كبير بغض النظر عن مدى إدارتك لمشروعك ، فإن النجاح في النهاية لا يرجع إليك. سيكون أصحاب المصلحة الذين تعمل لديهم كأصحاب الإستثمار مثلا أو الممولين لأنهم تقريبا يقررون ما يلي:
اعتماد العمليات التي تبنيها
استخدام الأنظمة التي تنشئها
شراء المنتجات التي تطلقها
توظيف الأصول التي تقدمها
الاستنتاج هنا أنه من بين جميع عمليات إدارة المشروع وتخصصاته ، فإن مشاركة أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية.
مهندس البرمجيات تيم ليستر يقول: "إدارة المخاطر هي الطريقة التي يدير بها محترفي المشاريع". ولكن مشاركة أصحاب المصلحة في كيفية إدارة المشاريع تعتبر الطريقة الأفضل للسيطرة على تطور المشروع مع علم أصحاب المصلحة أول بأول وفهم وجهات نظرهم واحتياجاتهم ، والعمل على تلبيتها.
التواصل الجيد هو السر. لهذا السبب ، أظن أن إدارة المشروع تدور حول التواصل. وهذا في حد ذاته حقيقة غير مريحة بالنسبة الى الكثير إلى حد ما لأن أغلبهم يفترض دائمًا أن هنالك شيئين كافيين لجعلهم مدير مشروع جيد:
أن يكون مفكرا باردا هادئا وعقلانيا ومنطقيا. يستطيع رؤية الصورة الكبيرة والتنقيب أيضًا في التفاصيل.
أن يكون حازما و مركز على الإنجاز المهني ويعرف قيمة العمل الجاد والمثابرة.
هذين الشيئين معاً قد يكونو كافيين للنجاح كمدير للمشروع. لكن مع نمو المخاطر بالنسبة للأفراد ، وزيادة أهمية البعد السياسي ، لم تعد كافية.
إذا يمكن أن تكون عقبة أمام النجاح الحقيقي. ما تحتاجه هو الاستعداد والبراعة في التواصل مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة. مهمتك ليست أن تكون سياسيا في النهج الذي تتبعه ، ولكن بالتأكيد يجب عليك الانخراط في لعبة سياسية المشروع.
2. ستحصل على فريق المشروع الذي تستحقه
إشراك أصحاب المصلحة يتعلق في التواصل. لكن القلق كذلك يزداد عندما نتذكر أمر تسليم المشروع. لأن الحقيقة غير المريحة هنا هي أن هل ستحصل على الفريق الذي تستحقه. هذا لا يعني أنه إذا كنت شخصًا جيدًا ، فسوف تحصل على فريق جيد.
هو الاستثمار الذي تضعه في تطوير ورعاية فريقك سيحدد جودة العمل الجماعي والالتزام الفردي الذي ستحصل عليه.
إذا التواصل مرة أخرى، كيف تستثمر في فريقك؟ كيف تفكر في إستراتيجية التواصل معهم. لأن إدارة المشروع هي التواصل بنسبة 80 بالمائة.
3. لا يمكنك التحكم في كل شيء
هناك شيء لاحظته بنفسي وفي معظم مدير مشروع تقريبًا ، هو: ما يتوق إليه مدراء المشروع ، قبل كل شيء ، هو التحكم.
قد لا نستطيع السيطرة على جميع نزواتنا ولكن التركيز على مهمتنا البسيطة. إنها السيطرة على البيئات غير المؤكدة والمعقدة والمتغيرة و المربكة في بعض الأحيان. إنما إستخدام بعض الأدوات و الطرق وكذلك بتصميم بعضها للمساعدة على القيام بذلك. كما هو في الإدارة التقليدية مقابل الإدارة الرشيقة
في الإدارة التقليدية والتنبؤية للمشروعات ، قمنا بتصميم عمليات وأدوات من أجل توقع ما سيحدث و خططنا لعملنا لاستيعاب المخاطر والطوارئ.
ولكن في عالم جديد أقل تأكيدًا لتطوير البرمجيات على نطاق واسع ، كان ذلك يبدو أكثر صعوبة. هنا ظهرت أساليب رشيقة جدا ، لوضع أطر جديدة. وفي المجالات التي تتطلب التأكيدات في التخطيط والتقدير ، ولكنها تحتاج أيضًا إلى برامج معقدة ليلائم هذا النهج بشكل أفضل.
السوق ليس دائما بجانبك وهذه الحقيقة غير المريحة هنا ، لأن السوق لا ينحاز إلى جانب. وبالتأكيد لن يحترم خطتك. وبالنسبة للعديد من مديري المشاريع ، يقول هلموت فون : "قد لا تصلح الخطة عند اللقاء الأول مع العدو". كما يقول الرئيس أيزنهاور: "الخطط ليست شيئًا ؛ التخطيط هو كل شيء ".
ما أخذه من هذا هو أنه قد لا يمكننا التحكم في النتائج. ولكن يمكننا التحكم في استعدادنا لما هو غير متوقع.
4. لا يمكنك إرضاء جميع أصحاب المصلحة طوال الوقت
في أي مشروع معقد ، سيكون لديك العديد من أصحاب المصلحة. وسيكون لكل منهما احتياجات مختلفة. وسيكون لديك جداول أعمال مختلفة ، وتكتيكات وأنماط للتعامل معها. لهذا السبب أعتقد دائمًا أن تحديد نطاق المشروع هو الجزء الأصعب من إدارة المشروع. هذا هو المكان الذي تحتاج إلى التوفيق بين جميع وجهات النظر المختلفة.
ولكن الحقيقة غير المريحة هي أنه نادراً ما يمكنك القيام بذلك بشكل كامل. بغض النظر عن مدى اجتهادك و عملك الشاق ، وكيف تتفاوض ببراعة ، سيكون هناك في كثير من الأحيان بعض أصحاب المصلحة الذين تتركهم غير راضين. هذا يعيدنا إلى أول حقيقة غير مريحة. لا يمكن لمديري المشاريع تجنب السياسة. يتعلق تحديد النطاق فقط جزئيًا بالتفاوض على أفضل مزيج من الوظائف والمواصفات والجودة. إنه يتعلق إلى حد كبير بإيجاد الحل السياسي الصحيح. وبهذه الطريقة يكون احترامنا للقوة النسبية لأصحاب المصلحة المتنافسين.
5. مدير مشروع الغائب
"إذا كان ما تفعله في هذا العالم ليس له أي أثر. فما هو الشيء الذي يمكن أن تفعله يجعل الناس تتأثر به. " آرثر كونان دويل
قد يتطلب الأمر أحيانًا زيارة مشاريع أخرى. قد تذهب لتقديم المشورة ودعم مديري المشاريع الأقل خبرة.
كلما قمت بمراقبة ما يحدث في مشروعك بشكل متكرر ، كلما واجهت مشاكل بشكل أسرع أسرع. وكلما قمت بالتعامل معها كلما كان حجمها أصغر. وبالتالي ، فهي أسهل في حلها. ولأنك تراقب كثيرًا ، يمكنك التحقق من تأثير الحلول والتعديل السريع.
ولكن ، إذا فشلت في المراقبة بشكل كافي ، فإنه لن تعلم عن المشكلة الا عندما تكون مشكلة كبيرة بالفعل. لذلك ، ستحتاج إلى تدخل كبير لإصلاحه. ولكن بعد ذلك ، إذا مر وقت طويل قبل أن تتمكن من الإصلاح، فيمكن أن تتفجر أي مشكلات أخرى خارج نطاق السيطرة.
فيجب أن يكون مدير المشروع حاضرًا لمراقبة المشروع والتحكم فيه. إذا لم تكن كذلك ، فأنت لا تدير مشروعك.
6. التغيرات تحدث!
دعني أأكد أنه بالفعل أن السوق لا يحمل أي إضاءة لمشروعك. في الواقع أنه قد يكون أسوأ من ذلك. مشروعك موجود في سياق أوسع من:
تغيير السياسة
التكنولوجيا المتطورة
الاقتصاد غير المستقر
التعطل التجاري
تغير التشريعات والتنظيمات
تغير الوضع الأمني
هل تستغرب عندما تكتشف بأن تكون خطتك قديمة في اليوم الثاني من تنفيذها؟
إذا كنت مدير مشروع من النوع الذي يحب التنبؤ ، فهناك حقيقة غير مريحة أنه يجب أن تستمتع بالتحدي المتمثل في حل المشكلات باستمرار. وهناك ما هو أكثر من ذلك ، عندما تفعل شيئًا ضد الاحتمالات. هي أنه في بعض الأحيان ، يكون المشروع المخيف لآخر دقيقة مثيرًا.
7. الاهتمام بالتفاصيل يحقق الفرق بين النجاح والفشل
مديرو المشاريع هم في الغالب أشخاص قادرون على تنفيذ المشاريع كمثال JDI (اختصار لـ "Just Do It" ، شعار Nike) . لذلك ، عندما يتعلق الأمر بالمرحلة الأخيرة من المشروع ، أو عند الاطلاع على التفاصيل النهائية ، سنفضل أن نبدأ شيئًا جديدًا وأكثر إثارة.
لذلك ، الحقيقة المريحة هنا هي أنه لا يمكننا تجاهل عملية إغلاق المشروع. لأن فريقك كذلك يريدون الإنتهاء. في الواقع ، سيكون جزء من دورك هو إدارة مخرجاتهم في مشروعك ،ولن تكون أقل نفاد في الصبر منهم. لكن الوسواس و التردد في التفاصيل إذا تركت مشروعك قبل الانتهاء منه ، أو تجاهلت التفاصيل نظرًا لأنها تحملك أكثر من طاقتك، فهناك ثمن كبير يتعين عليك دفعه. أنك ستضيع 80% من الجهد في تجاهل 20 % من الإهتمام بالتفاصيل للوصول الى النجاح الذي كان ينبغي أن يكون.
الحقيقة هي أن الاهتمام بالتفاصيل أمر بالغ الأهمية. بدونه ، يمكنك تحويل مشروع ناجح إلى فاشل.